Тайм-менеджмент помогает рационально использовать время, имеющееся в вашем распоряжении. С помощью планирования вы обретёте уверенность, избавитесь от стресса.
Давайте представим отрезок А-Б.
Точка А — это нынешний момент вашей жизни. Здесь поставьте цифру вашего возраста (например, 34 года).
Точка Б — дата окончания вашего жизненного пути. Напишите цифру, которую посчитаете нужной, прислушайтесь к интуиции (например, 85 лет).
Появился промежуток времени, за который вы хотели бы достичь…
Ответьте на вопросы:
- К чему вам хочется стремиться?
- Что хотите увидеть за этот период жизни?
- Какие профессии освоить?
- А как будете жить через 5, 10, 20 лет?
- Какое будет здоровье, и что для его укрепления будете делать?
- Каким будете после выхода на пенсию, как будете жить в этот период?
И тогда появляется ценность этого самого ресурса — время. Происходит переоценка, когда ты реально видишь цифры отпущенных тебе лет.
Поразмыслите над этим упражнением в спокойном состоянии. Думаю, не захочется в зрелом возрасте вздыхать о том, что не успел, не познал, не достиг, было лень, не имел, не понимал, не осознавал.
Перейдём к конкретным формулам, которые могут сподвигнуть вас к переосмыслению распределения времени.
Мы все знаем о поглотителях времени. И сейчас мы с вами даже подсчитаем Количество Нерационально Использованного Времени — КНИВ.
КНИВ=ВБ-ВН, где:
- ВБ-брутто, длительность всего периода,
- ВН-нетто, сумма деятельности полезных работ.
В распорядке дня стояла задача: подготовить отчёт к завтрашнему дню.
Вы запланировали на него 2 часа. Т.е. длительность всего периода ВБ — 2 часа. Вы решили выяснить: "Сколько же в реальности уйдёт времени на выполнение задания?"
Когда вы отвлекались, то останавливали таймер. Вышло, что ВН — 1ч 40 м.
КНИВ=2ч-1ч40м
20 минут — нерационально использованного времени.
При условии, что вы не планировали отдых за эти 2 часа.
Поглотители время — любые факторы, которые приводят к нецелевому использованию времени.
Делятся на 2 вида:
- Внешние — не зависят от субъекта (посетитель, звонок начальника).
- Внутренние — зависят от субъекта (страх, апатия, потеря мотивации).
Существует ещё формула для подсчёта КПИВ — Коэффициента Полезно Используемого Времени.
- КПИВ=ВН/ВБ.
- КПИВ=1ч40м/2ч.
- КПИВ=0,83.
Просто и легко, используя формулы, увидеть, куда расходуется ваше время.
Предлагаю рекомендации для устранения поглотителей времени:
- Применять Систему Помидор. 25 минут работаешь, 5 минут на отдых. Всё зависит от ваших задач. Если большая нагрузка на работе, работать с перерывом на отдых. Если перерыв (не обед), то вот сейчас вы и можете потратить его на разговор с сотрудником, попить чай. Это будет конкретный отрезок времени.
- Делегировать задачи.
- Перестать выполнять задачи за другого сотрудника и тратить своё время на их выполнение.
- Не проводить время в соц.сетях, если это не рабочие моменты.
А знаете ли вы, что нашему мозгу нужно 23 минуты, чтобы сконцентрироваться на задаче или новом материале?
Какие действия вы хотели бы предпринять, чтобы максимально использовать время, данное вам?
Способы организации времени:
- Подготовка задач с вечера.
- Применять дедлайны.
- Решать самые сложные задачи с утра.
- Мелкие (1–2) задачи тоже включать с утра.
- Деление большой задачи.
- Канбан.
- Применять матрицу Эйзенауэра.
Делитесь информацией о Тайм-менеджменте, которую используете в жизни.
Что помогает, а что никак не внедряется в ваш ритм жизни.
А если никак не получается распределить время, то обращайтесь к коучу.
