Канбан — это метод управления, который зародился на заводе Toyota в 1940-х годах. С годами Канбан превратился в систему распределения задач в ИТ-компаниях (разработка, тайм-менеджмент, исследование рынка и т.д.).
Изменённый формат работы позволил повысить эффективность работы команды и сосредоточить её на работе над действительно важными в данный момент задачами (критичными для ПО или наиболее часто запрашиваемыми пользователями продукта).
[ Канбан (яп. камбан)[1] — система организации производства и снабжения, позволяющая реализовать принцип "точно в срок". Слово "канбан" по-японски означает "рекламный щит, вывеска" (яп.), в финансовой среде устоялся вариант с ошибочной транскрипцией латинской записи японского слова (kanban). ]
Происхождение
На данный момент существует две версии появления инновационного метода.
Версия 1. Концепция Канбан родилась после того, как инженеры оценили простоту использования рабочих листов, написанных и размещённых на видном месте руководителями. Листовки с информацией упростили контроль количества и сложности задач, последовательности действий и загруженности сотрудников. В результате расширения этой практики незавершённые дела больше не скапливаются на площадках, рабочий процесс стал логичным и предсказуемым на несколько шагов вперёд, а команды стали более эффективными.
Версия 2. Тойота открыла свой завод в США, а японские инженеры начали разъезжать по стране. При посещении супермаркетов они сделали для себя открытие: товары доставлялись поставщиками с пустыми полками. То есть график поставок определялся интенсивностью продаж, и владельцам супермаркетов не приходилось складировать избыточное количество продукции, как это бывает при плотном графике оптовых поставок.
Эти версии не противоречат друг другу, поэтому вполне вероятно, что при разработке метода канбан были использованы обе удачные идеи.
Принципы канбан
Менеджеры Toyota сформулировали 6 правил построения системы:
- Последующие рабочие удаляют из запасов ровно столько деталей, сколько указано в канбане.
- Представители апстрима также поставляют запчасти строго по уставам.
- Ничто не производится и не обрабатывается без канбана.
- Канбан-доска всегда должна быть привязана к частям.
- Неисправные детали не используются в системе.
- Уменьшение количества карточек на канбан-доске делает руководство более восприимчивым к изменениям. Но без острой необходимости менять установленное количество карт не стоит.
Особенности метода
При внедрении Канбана достаточно учитывать основные принципы системы, так как метод не имеет жёсткой структуры.
- Лимит времени.
Зависит от характера деятельности организации: сроки могут отсутствовать или быть очень широкими, когда речь идёт о работе в команде для достижения конкретной цели. В продакшене интервал выполнения тех или иных действий задаётся так, чтобы базовые элементы выпускались синхронно. Например, разработчики программного обеспечения измеряют время, затраченное на каждую задачу, чтобы вы могли видеть эффективность команды.
- Минимизация количества задач и бережливое производство.
Подход зависит от вида деятельности. На предприятиях сокращение количества заданий достигается за счёт исключения производства излишков продукции и грамотного распределения заданий между исполнителями. В сфере создания нового продукта выгоднее не разбивать задачи на мелкие, а объединять их в крупные. В этом случае работа над задачей ведётся поэтапно: каждый исполнитель или команда вносит свой вклад и передаёт продукт дальше по цепочке. Такой конвейерный подход в рамках системы канбан позволяет каждому сотруднику избежать лишней работы — он выполняет конкретные задачи по мере их возникновения.
- Визуализация.
Использование инструментов визуализации в рамках канбан-метода позволяет сотрудникам компании в любое время видеть список срочных задач и расставлять приоритеты их выполнения с учётом срочности. Основным инструментом визуализации является канбан-доска, представляющая собой таблицу с несколькими колонками. Каждый из них содержит стикеры с заданиями.
Колонка 1. Глобальные цели. В нем указано, что вы хотите получить через определённый промежуток времени (полгода, год и т.д.).
Столбец 2. Текущие задачи, которые необходимо выполнить. Чем выше наклейка, тем выше приоритет задачи, её срочность.
Колонка 3. Этапы работы над заданием. Наклейка с заданием перемещается по столбцу по мере его выполнения.
Колонка 4. Тестирование. Вот выполненные задачи, которые находятся на рассмотрении.
Колонка 5. Выполненные задачи.
Как работает Канбан
Цель системы Канбан — обеспечить прозрачность проекта, отслеживать готовность к работе и контролировать загруженность специалистов.
Для упрощения управления рабочий процесс отображается на панели, разделённой на столбцы. В каждой колонке текущий статус задания. Задачи отображаются прямо в канбан-карточках: там можно прочитать их описание, уровень важности и дополнительную информацию. Когда задание завершает определённый этап, карточка с его описанием переносится в соответствующий столбец. Когда смотришь на доску, сразу видно, как обстоят дела с проектом.
Канбан-доски бывают физическими и электронными. В первом случае это обычная доска со столбцами. Задания пишут на стикерах и наклеивают в нужный раздел, перемещая по мере необходимости.
Виртуальные канбан-доски:
- Trello. Можно создавать любое количество проектов с разным составом команды. К карточкам можно добавлять разноцветные метки, прикреплять вложения и оставлять комментарии. Число колонок неограниченно. Есть готовые интеграции с другими приложениями. Бесплатно доступен почти полный функционал kanban. На платном тарифе отсутствует ограничение по объёму вложений, можно добавлять собственные стикеры и фоны.
- Taskify. Аскетичный сервис, предусматривающий деление доски на три колонки — "Общий список", "В процессе" и "Выполнено". Taskify доступен без регистрации любому числу пользователей.
- Asana. Это платформа для управления проектами с расширенным функционалом. Канбан-доска — один из предлагаемых инструментов. У сервиса есть платная и бесплатная версии. Преимущество Asana — интеграция с большим количеством приложений.
В простейшем виде канбан-доска разделена на три столбца с задачами:
- Делать (to do).
- В процессе исполнения (doing).
- Выполненные (done).
Показанная структура канбана является лишь примером. Вы можете добавить больше столбцов для разных проектов. Например, в разработке программного обеспечения на доске канбан могут быть следующие столбцы действий:
- Бэклог — это общий список.
- Разработка — деятельность в процессе.
- Тест контролируется тестером.
- Обратная связь — отправлена менеджеру проекта на утверждение.
- Сделано — полностью сделано.
Все члены команды несут ответственность за управление правлением. Любой сотрудник, участвующий в процессе, может переместить готовые карточки на доску. Эта структура обеспечивает прозрачность выполнения проекта. Вы можете просматривать текущий статус активности и своевременно выявлять узкие места. При работе по канбанам команда сплочена: все решения принимаются совместно. Есть руководитель проекта, но он не управляет, а организует работу.
Преимущества и недостатки
К преимуществам Канбана относятся:
- гибкое планирование с возможностью смены приоритетов — актуально для ИТ-проектов;
- высокая степень вовлеченности сотрудников, благодаря совместному обсуждению задач;
- быстрый поиск проблем из-за лимитов WIP;
- экономия места на складах за счёт сбалансированного товаропотока;
- прозрачность рабочих процессов.
Недостатки метода:
- неудобен для больших команд;
- невозможность долгосрочного планирования, так как Канбан предназначен для решения срочных задач;
- вероятность замедления проекта из-за блокировки нескольких задач.
Использование Канбана
Канбан может использоваться в различных типах производства. Не только в управление, продажах, IT-сфере но и также и в жизни. Ограничения накладываются не масштабами производства или количеством специалистов в коллективе, а способностью персонала брать на себя ответственность за организацию рабочего процесса.
Например: увеличение продаж.
Распространённым направлением в этой сфере является сотрудничество с клиентами в формате B2B. Хорошо функционирующая организационная система помогает вам общаться с вашими клиентами с помощью маркетинговых инструментов.
Канбан используется для построения воронки продаж и ускорения отдельных её этапов: от встречи будущего клиента с предложением до покупки.
Ускорение воронки продаж в B2B бизнесе.
Правила воронки продаж:
- Каждое движение карты приближает покупателя к покупке на один шаг.
- Первоочередная задача менеджера — продать продукт клиентам, с которыми уже ведётся работа. Только тогда вы сможете привлечь новых клиентов и начать раскручивать воронку продаж с начального этапа.
- На каждом этапе нужно определить условия прохождения клиентом воронки продаж.
- Чтобы воронка продаж работала эффективно, анализируйте её этапы, отслеживайте эффективность работы системы и статусы клиентов.
Как внедрить Канбан в компании
Необязательно подключать сразу все инструменты Канбан. Резкие изменения в рабочем процессе могут запутать сотрудников, прерывая разработку проекта.
Существует шесть правил внедрения метода в организацию:
- просмотреть рабочий процесс;
- ограничить количество одновременно выполняемых задач;
- управлять потоком задач;
- обсудить правила работы;
- анализировать активность;
- экспериментируйте и улучшайте рабочие процессы.
Ошибка приложения
Распространённые ошибки при внедрении методологии Канбан в рабочий процесс:
- Не объясняйте сотрудникам суть метода, зачем он нужен компании — коллектив не понимает смысла введения карт и не заинтересован в этом.
- Игнорировать лимиты задач — сотрудники перегружены, теряются в большом потоке карточек и не видят проблемы.
- Забыть изменить статус задач — невозможно определить реальную загруженность компании.
- Не расставляйте приоритеты в карточках — можно пропустить срочные дела.
- Не общайтесь с командой — без обратной связи невозможно улучшить работу.
Вывод
Преимущество системы канбан в её простоте и использовании визуальных средств, поскольку большинство людей лучше всего воспринимают наглядную информацию. Kanban — это метод, который подходит для управления небольшими и средними проектами с линейной структурой. Для многоуровневых проектов удобнее использовать иные, более сложные и современные системы управления.
