Какие проблемы в управлении онлайн возникают, и способы их решения
Создание "удалённых команд" и удалённое управление бизнесом — это навыки, которыми лидеры чаще всего должны овладеть в 2020 году. Мы хотим поделиться методами, как управлять сотрудниками дистанционно.
Создав мини-опрос среди руководителей, мы узнали, с какими трудностями чаще всего сталкиваются руководитель. Сейчас мы их разберём более подробно.
Проблемы с удалённым управлением командой
Поскольку удалённая работа становится все более распространённой, вот некоторые из наиболее распространённых проблем при управлении удалённой командой:
- нет инструмента, необходимого для поддержания связи с командой;
- нет программы подотчётности;
- не всегда известно действительно ли работает сотрудник;
- нет чётких ролей и задач;
- отсутствие сплочённости команды;
- сложность контроля за работой персонала.
Давайте разберём всё по пунктам!
- Не всегда есть возможность срочно связаться с сотрудником по важному вопросу, ведь, бывает, в рабочее время он не в сети!
Причины: отсутствует налаженный механизм связи с персоналом.
Решения: выбрать подходящий канал связи, заранее обговорить, в какие часы сотрудник должен быть онлайн, установить минимальное время ожидания (например, ответ должен прийти в течение часа в рабочее время). Если у вас несколько исполнителей, подойдёт общение в социальных сетях или мессенджерах, если вам нужно общаться с отделом из нескольких человек, используйте корпоративные чаты, рабочую почту, сервисы вроде Slack.
- Низкая эффективность удалённой работы.
Вы поставили сроки и KPI, запустили СРМ добавили сотрудников в чат компании, а некоторые из них все ещё заняты.
Причины: слишком много отвлекающих факторов дома, отсутствие мотивации.
Решения:
- Установите чёткие, но разумные сроки для каждой задачи и для каждого сотрудника (пересекается с предыдущим пунктом).
- Разработать систему отчётности, например, раз в неделю каждый сотрудник вносит информацию в таблицу или отчитывается на онлайн-совещании.
- Мотивировать сотрудников работать на результат. Вы можете выплачивать бонусы тем, кто перевыполняет план, добавлять% за объем или награждать лучшего сотрудника в отделе каждый месяц.
- Увеличить заработную плату. Типичная проблема, особенно с фрилансерами, заключается в том, что, когда у художников не хватает денег, они ищут подработку или более высокооплачиваемые проекты. В лучшем случае фрилансер совместит несколько проектов (что скажется на эффективности), в худшем — уйдёт к клиенту на более выгодных условиях.
Специалист должен быть занят. Слишком мало задач приводит к простоям, простои приводят к лени и падению дисциплины, профессионализма и энергии. Хороший темп работы — это когда есть круг задач и постоянная координация. Если вам действительно нужна хорошая дисциплина, планёрки лучше проводить на видео, чтобы вы могли видеть лица всех и понимать, кто в каком состоянии. Во время телефонных звонков сотрудники сообщают о своих планах на день и высказывают задачи, которые были выполнены накануне.
- Непонятно, как сотрудник проводит своё рабочее время.
Причины: система оценки эффективности не установлена.
Непонятно, как сотрудник проводит своё рабочее время. Руководителем не отрегулировано ежедневное планирование для сотрудников, нет "боевого плана" на день.
Решения.
Здесь сразу следует отметить, что контроль присутствия сотрудника на рабочем месте не является удалённой работой. На расстоянии можно только оценить эффективность работы и своевременность выполнения задачи. Самое сложное — установить сроки и KPI.
Какие сервисы помогают контролировать производительность:
- CRM,
- сервисы коллтрекинга с записью звонков;
- услуги по управлению проектами;
- Программное обеспечение, которое отслеживает, сколько времени было потрачено на конкретную задачу (Tmetric).
Если вам всё же не терпится проконтролировать, как именно сотрудник проводит время за компьютером, то есть специальные программы, такие как Kickidle и DeskTime Pro. Программа делает скриншоты экрана рабочего монитора и фиксирует отсутствие сотрудника. Это необходимо, чтобы отслеживать, кто на самом деле работает, а кто зависает на YouTube или публикует котиков в социальных сетях.
- Отсутствие поставленных чётких задач.
Вас не будет рядом с сотрудниками, и вы не сможете указать пальцем, что, кому и в каком порядке выполнять задачу. Один сотрудник может сдать задачу в тот же день, другой через неделю, руководитель первого отдела решает задачи второго отдела, у всех разные каналы связи, в общем, бардак в работе команды. А если ставить задачи в переписке, всегда есть риск, что сотрудник что-то не поймёт или просто "пропустит" сообщение, и каждый раз ему придётся его искать.
Причины: нет чёткой системы распределения задач и ролей.
Чёткие цели решают всё. Подскажите, что делать и почему. Приведите примеры работы и опишите, какой должен быть эффект. Установите точную дату (дату доставки): не "через 2 дня", а до 17:00 часов 19 марта.
Решения: должна быть установлена чёткая иерархия — кто за что отвечает, когда и как передаётся работа. Например, раз в неделю вы как руководитель проводите встречу в Zoom с руководителями отделов, где все отчитываются + присылают отчёты вам в электронном виде. Менеджмент, в свою очередь, организует работу на аутсорсе в Trello, общается через Telegram, устанавливает конкретные дни/часы выполнения работ, устанавливает сроки и показатели выполнения каждой задачи. Или вы можете использовать CRM-системы. Вы можете ставить задачи одному или нескольким сотрудникам одновременно, устанавливать точные сроки, делить большие проекты на подзадачи и так далее. Альтернативой CRM является бесплатный сервис Trello, реализующий принцип канбана: каждая задача представляет собой карточку и проходит по колонкам в зависимости от стадии выполнения. Trello часто используют веб-студии, маркетинговые агентства и другие ИТ-компании.
Каждый раз, когда ставите задачу, убедитесь, что сотрудник понял и принял её. Может быть такое, что CRM просто не отправит ему уведомление, и он не будет знать о работе.
- Отсутствие сплочённости команды и плохая коммуникация между сотрудниками.
Причины: нет услуг связи, не ведётся работа по укреплению связей между членами коллектива.
Отсутствие сплочённости команды
- Решения.
Стоит отметить, что командная работа требуется не везде. Например, если художник работает с контент-менеджером, ему не обязательно общаться с другими авторами. Но если говорить об отделе продаж, где от каждого сотрудника зависит выполнение всего месячного плана, то здесь есть несколько путей решения проблемы.
Использование сервисов для командной работы, где каждый сотрудник может видеть и отслеживать ход выполнения задач коллег — Trello, Todoist, Slack;
- обязательно создание чатов для неформального общения сотрудников;
- проведение мероприятий по поддержанию командного духа и развитию психологических связей между членами коллектива;
- внедрение в работу сервисов геймификации — помимо работы в команде они служат для повышения мотивации.
Набор ПО для организации удалённой работы
- Программы для связи, программы коммуникации (видеозвонки — Zoom, Skype), обязательно групповые звонки для важных совещаний, возможность мгновенного голосового общения, например, Discord.
- Для учёта рабочего времени пользуемся программой Time Doctor.
- Планировщики задач. Различные Trello, Basecamp, "Мегаплан". Любые планировщики, которые помогают сформировать план на неделю, на день, контролировать в реальном времени.
- Все программы для совместной работы с документами — Google Документы (Google Docs).
Правильное управление удалёнными работниками увеличивает прибыль компании, поскольку они работают более эффективно. Организуйте комфортное общение, чётко регламентируйте задачи, мотивируйте сотрудников работать лучше. Не забывайте об измерении ситуации, предоставлении доступа к общему взгляду на ситуацию, повышении квалификации специалистов. И не забывайте, что форс-мажорные обстоятельства могут коснуться любого.
Так же, если вы хотите прокачать свои навыки или, наоборот, научиться управлять или коммуницировать с сотрудниками, наш учебный центр может помочь вам в вашем развитии и достижений целей. Мы подготовили две комплексные программы.
Пульт управления — тренинговая программа для руководителей, которая поможет развить управленческие навыки и позволит не просто понять основные принципы управления, но и отточить практические навыки взаимодействия с подчиненными.
Шпоры для босса — результаты сотрудников и компании во многом зависят от того, насколько эффективно руководитель пользуется инструментами управления. Задача курса дать руководителю "рабочие", максимально практичные принципы, техники, приёмы и инструменты.
Вы научитесь работать со всеми клиентами и удовлетворять их потребности. Благодаря курсам вы сможете стать эффективным менеджером и научитесь правильно позиционировать себя в своей профессиональной карьере.
Успейте пройти обучение и получить хороший опыт и приятные эмоции.
