Getting Things Done — это методика тайм-менеджмента, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноимённой книге.
Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся её на внешний носитель, будь то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.
Дэвид предлагает алгоритм, который можно применять для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени.
Согласно методу GTD, с поступающей информацией лучше работать в несколько стадий:
- Cбор.
- Обработка.
- Организация.
- Обзор.
- Действия.
Остановимся на этих этапах подробнее.
- Сбор.
Основная идея состоит в том, что любую поступившую вам задачу, идею, информацию и т.п. нужно зафиксировать на каком-либо носителе: на бумаге, в почте, в ноутбуке или карманном компьютере. Может быть, для записи разной входящей информации вы будете пользоваться разными инструментами. Это не суть важно. Основные идеи следующие:
- Вы ничего не забудете.
- Вы разгрузите голову от большого объёма рутинной информации.
Информацию, записанную на бумаге, можно собирать в лотки, файлы или приходящие по email письма в определённые папки и так далее в зависимости от инструментов сбора.
Чтобы эта схема работала, лотки входящей информации необходимо обрабатывать в какой-то период, например, раз в неделю. Обрабатывая лотки, вы фактически опустошаете их.
Например, вы можете записывать все задачи, идеи, заметки в разделе "Задачи" онлайн-органайзера одним кликом.
- Организация.
Обработка собранной информации (корзины, лотка, контейнера "Входящие") идёт строго по следующему алгоритму.
Берём очередной верхний элемент корзины "Входящие".
Если элемент требует действия, и оно занимает немного времени (до 5 минут), то сразу выполняем.
Если задача требует большого количества времени, то делегируем кому-то или откладываем.
Если же элемент корзины "Входящие" не требует действия, то выбрасываем этот элемент, помещаем в лоток (список) "Когда-нибудь может быть" или оставляем этот элемент где-то в архиве в качестве справочной информации.
Для организации работы над теми задачами, которые требуют дальнейших действий, Дэвид Аллен предлагает разбивать такие задачи на несколько списков.
- Следующие действия.
У вас должен быть список дальнейших конкретных действий, которые необходимо предпринять. Только в этом случае вы сможете работать максимально эффективно, "перемалывая" большое количество дел.
- Проекты.
Задачи, для решения которых требуется более чем одно действие, чтобы достигнуть поставленных целей, по сути, являются проектами. Например, для подготовки к презентации нужно созвониться с организаторами, оплатить счёт на помещение и т.д. По каждому проекту должно быть определено дальнейшее действие.
- Отложенное.
Если задача была делегирована или может быть выполнена несколько позже по каким-то причинам, то такие задачи стоит поместить в отдельный список.
- Когда-нибудь, может быть.
Есть задачи, которые на данный момент не актуальны, непонятно, будут ли они актуальны в дальнейшем, но вероятность такая есть. Такие задачи помещаются в отдельный список.
В онлайн-органайзере TimeMaster вы можете организовать такие списки за секунды с помощью контекстов.
Дэвид Аллен рекомендует отказаться от классического жёсткого планирования дня, когда весь день расписан по минутам. Такое планирование редко применимо на практике, поскольку вас могут в любой момент отвлечь, а планы могут поменяться.
Дэвид считает, что задачи делятся на жёсткие и гибкие.
Гибкие задачи идут простым списком. Это задачи, которые могут быть выполнены в любой момент времени, поэтому их можно выполнять по порядку. К этой категории относится большинство задач у среднестатистического человека.
Жёсткие задачи — это задачи, которые привязаны к конкретному времени. Например, встреча, конференция, запланированный звонок, истекает срок выполнения задачи.
Имеет смысл оставить в календаре только жёсткие задачи. В начале дня вы просматриваете свой список календарь и список задач. Удобнее всего, когда список задач и календарь располагаются на одной странице. Так проще планировать. Если в начале дня жёстких дел не запланировано, то вы можете выполнять гибкие задачи по порядку: в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов вы выполняете задачи от самых приоритетных к менее приоритетным. Как только пришло время жёсткой задачи, вы прерываетесь, выполняете жёсткую задачу, после чего опять возвращаетесь к выполнению задач по списку. Это самый гибкий, простой и удобный способ планирования при работе с большим количеством дел.
- Обзор.
Созданные списки нужно периодически просматривать, выполняя задачи, находящиеся в них. Иначе нет смысла такие списки составлять вообще. В списке ближайших действий задачи должны быть отсортированы по порядку: от самых важных к менее важным. Если вы хотите выполнить очередную задачу из списка, вы берёте самую важную задачу из списка, которую вы сейчас сможете выполнить в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов, которые имеются в наличии.
- Действия.
Как утверждает Дэвид Аллен, организованная система должна быть простой, чтобы человек тратил больше времени на саму деятельность, нежели на организацию этой самой деятельности.
- Инструменты.
В своей книге Дэвид упоминает, что первична методология. Когда выработан простой и эффективный метод, тогда уже можно выбрать инструменты.
- Лотки, стол, бумага.
Из инструментов он предлагает следующее: листы бумаги, лотки, стол. Если каждую задачу или идею записывать на отдельный листок бумаги, а листки складывать в лоток "Входящие", то такие листки легко перекладывать из лотка в лоток и легко сортировать.
- Программное обеспечение для GTD.
Есть же и более современные инструменты, помогающие работать по методологии GTD, — это электронные органайзеры. Если органайзер позволяет создавать список задач, сортировать задачи в списке в любом порядке, разбивать задачи по папкам (или контекстам, категориям, кайросам, меткам, что одно и то же), вести календарь.
Сразу после того, как книга стала популярной, появилось множество программ на компьютере, которые позволяют работать по методике GTD. Проблема планирования как с помощью бумаги и лотков, так и с помощью программ на компьютере в том, что современному специалисту зачастую неважно, где он находится. Он может выполнять свою работу дома, в офисе или в Таиланде.
Помимо того, что онлайн-органайзер TimeMaster обладает всеми возможностями для работы по методике GTD, информация доступна вам из дома, офиса и любой точки мира.
Дэвид упоминает в своей книге и про планировании сверху вниз. Он использует аналогию обзора целей, проектов и задач "с высоты полёта":
- Текущие дела;
- текущие проекты;
- круг обязанностей;
- ближайшие годы (1–2 года);
- пятилетняя перспектива (3–5 лет);
- жизнь.
Однако, как признаёт сам Дэвид, в своей книге основной упор идёт на описание методик для обработки текущих дел и проектов, а стратегическому планированию стоит уделить отдельные книги. Кстати, методики стратегического планирования описывал Стив Кови, не менее известный мировой специалист в области тайм-менеджмента. Об этом говорится в статье о стратегическом планировании.
Подробнее про методику GTD можете почитать в одноимённой книге Getting Things Done Дэвида Аллена или научиться применять эту и другие методики на практике.
