Сегодня сложно найти человека, который не имел бы общего представления о "тайм-менеджменте". В современном мире с его ритмом жизни, многозадачностью и обилием информации навыки организации собственного времени как нельзя более актуальны. Гуру тайм-менеджмента утверждают, что грамотно управляя временем, мы можем существенно повысить свою эффективность и за 24 часа получать максимум пользы, удовольствия, денег и успевать делать всё, что для нас важно. Казалось бы, что может быть проще? Нужно всего лишь выделить несколько часов на изучение основ организации времени. И вот тут-то начинаются сложности.
Как это ни парадоксально, самая распространённая причина, которую люди называют, отказываясь от участия в тренингах по тайм-менеджменту — нехватка времени! Невольно вспоминается история про рабочего, который пилил деревья тупой пилой, утверждая, что ему некогда её точить. Но порой нам действительно бывает настолько сложно оторваться от рутины, вынырнуть из привычного ритма жизни, что требуется действительно серьёзный повод, чтобы остановиться и принять решение что-то изменить.
Вторая по распространённости причина — банальное неверие в эффективность метода. Несмотря на то, что уже ни один десяток лет инструменты тайм-менеджмента плодотворно используются во всем цивилизованном мире, многие до сих пор предпочитают обходиться без них, не веря, что это может принести реальную пользу.
Это лишь те причины, которые лежат на поверхности. Корень же проблемы зачастую кроется в том, что понятие "тайм-менеджмент" в нашем сознании прочно связано с необходимостью и возможностью делать ещё больше, чем мы уже делаем. Ведь чем-то же нужно будет занимать дополнительное время, если оно вдруг освободится. Эффективность управления временем для многих подразумевает увеличение объёмов работы, сокращение сроков, появление новых задач, а, следовательно, рост нагрузки и большую усталость. К тому же, для многих тайм-менеджмент — это система, предполагающая жёсткие рамки, в которые мы добровольно себя помещаем, и вне зависимости от того, хотим мы того или нет, вынуждены будем следовать намеченным графикам и реализовывать планы. Согласитесь, малопривлекательная перспектива.
К сожалению, подобные убеждения не лишены оснований. Но появляются эти основания лишь в одном единственном случае — когда мы пытаемся внедрить инструменты тайм-менеджмента, забыв о самом главном — о его цели.
Так для чего же на самом деле нужен тайм-менеджмент?
Учёт времени нужен не для того, чтобы всё успевать, а для того, чтобы трезво оценивать свои планы и, сопоставляя их со своими реальными возможностями, делать осознанный выбор, на что тратить своё время. Успевая всё на свете, вы не сделаете себя счастливым. Более того, вы получите все возможности для того, чтобы почувствовать себя загнанной лошадью, вынужденной постоянно бежать и не имеющей права остановиться.
Как ни парадоксально, мы часто тратим время не на выполнение каких-то дел, а на попытки "отвертеться" от них. Анализ и учёт времени позволяет выявить те дела и задачи, которые нам на самом деле не нужны, которые мы выполняем по инерции или в угоду кому-то другому, игнорируя при этом свои собственные потребности. Осознать, что действительно важно и нужно, а также найти бесполезно потраченные часы и употребить их на осмысленные действия — вот основная цель тайм-менеджмента.
Сколько времени нам нужно?
При попытках проанализировать, какое количество времени оптимально для выполнения тех или иных повседневных задач, многие сталкиваются с необходимостью иметь больше времени, чем это возможно. Но в сутках всего 24 часа, и как бы мы ни старались, изменить это нам не удастся. Проблема в том, что мы привыкли брать на себя слишком много. При детальном анализе времени часто выясняется, что некоторые вещи из тех, которые мы не успеваем, можно легко перепоручить кому-то другому, а от многих и вовсе следует отказаться.
Поэтому прежде, чем начинать организовывать время, определитесь со своими целями. Какие области вашей жизни для вас являются важными? В их число могут попасть семья, дети, карьера, путешествия, саморазвитие и т.п. Подумайте, чего вы хотели бы для себя в каждой из этих областей? Решите, сколько времени и сил вы честно готовы уделять каждой из них, и распределяйте своё время, исходя из этого. Подумайте, насколько то, что вы делаете сейчас, приближает вас к тому, чего вы хотите достичь. И если какие-то дела, которые вы постоянно выполняете, не ведут к желаемым результатам, смело отказывайтесь от них. Оставляйте только то, что важно и значимо для вас.
И вот, когда вы чётко определились, на что хотите потратить своё время, приступайте к работе:
- Избавляйтесь от хронофагов. Хронофаги (поглотители времени) — это то, что отнимает ваше время, не принося при этом ни результатов, ни удовольствия. Это то, чем мы занимаемся без определённой цели, по привычке или просто "от нечего делать". Среди наиболее распространённых на сегодняшний день хронофагов — социальные сети, сёрфинг в интернете, компьютерные игры, бесцельное общение по телефону, Skype или ICQ. У каждого хронофаги свои, но общего в них то, что они отнимают у нас время, которое можно было бы потратить на действительно важные дела. Чтобы избавиться от хронофагов, иногда требуются серьёзные усилия, т.к. многие из них прочно вошли в нашу привычную повседневность. Научитесь говорить "нет" людям и занятиям, которые пожирают ваше время. Возьмите за правило периодически задавать себе вопрос: "А действительно ли я сейчас хочу заниматься именно этим?" К сожалению, бывают обстоятельства, когда мы вынуждены тратить на выполнение определённых задач гораздо больше времени, чем нам хотелось бы. Например, невозможно ускорить очереди в различных инстанциях, полностью исключить возможность попасть в пробку или заставить кого-то предоставить необходимую для продолжения работы информацию раньше, чем он может это сделать. Единственный выход в таких ситуациях — использовать время ожидания с пользой. Например, послушать аудиокнигу или навести порядок на рабочем столе.
- Планируйте свой день. Один из ключевых факторов успешного управления временем — грамотное планирование. Примерно подсчитав время, необходимое для выполнения каждой задачи и составив план действий, вы получите возможность оперативно оценивать вероятность успеть или не успеть вовремя, и при необходимости легко скорректируете свой график, отказавшись от наименее важных дел или отложив их. Помните: планы можно и нужно менять по мере их выполнения, но главное, чтобы они были. Заведите ежедневник, который всегда будет у вас под рукой. Составляйте списки задач, которые вам необходимо выполнить в течение дня. Дела поделите на два типа:
- "Жёсткие" — те, которые обязательно нужно сделать к определённому моменту. К таким задачам относятся запланированные встречи, звонки, задачи с заранее определённым сроком выполнения.
- "Нежёсткие" — то, что можно выполнить в любой момент в течение дня. Например, зайти в магазин или забронировать билеты через интернет.
- Расставляйте приоритеты. Часто огромное количество времени тратится впустую просто потому, что мы не можем определиться, что делать в первую очередь, что во вторую, а что в третью. Мы хватаемся за одно дело, вспоминаем о другом и переключаемся на него, не закончив первое. Потом возникает третье, мы сосредотачиваемся на нем, но тут оказывается, что нужно срочно закончить первое. В итоге проходит день, мы успеваем едва ли половину из запланированного и удивляемся, куда ушло время. А уходит оно меж тем в основном на постоянное отвлечение и переключение с одной задачи на другую. Если описанная ситуация вам знакома, срочно займитесь расстановкой приоритетов. Пожалуй, лучший на сегодняшний день инструмент расстановки приоритетов — это матрица Эйзенхауэра (см. рис.1). Этот простой и эффективный инструмент предполагает разделение текущих задач по степени срочности и важности. Расписав таким образом свои ежедневные дела, вы будете чётко видеть, чем необходимо заняться прямо сейчас, что можно отложить, а от чего и вовсе стоит отказаться:
- Задачи типа А (срочное и важное) — это то, что требует решения немедленно, неотложные и безотлагательные дела (разрешение кризисных ситуаций, "тушение пожаров").
- Задачи типа В (важное, но не срочное) — то, что необходимо сделать, но можно отложить на некоторое время (планирование, налаживание контактов и т.п.).
- Задачи типа С (срочное, но не важное) — задачи, которые требуют внимания сейчас, но не являются для вас первостепенными (ответы на письма и телефонные звонки, рутинные каждодневные дела).
- Задачи типа D (несрочное и неважное) — задачи, которые можно и не выполнять.
- Оставляйте возможность для манёвра. Начиная планировать своё время, многие допускают большую ошибку, не оставляя временного резерва между разными делами в течение дня. Например, запланировав три встречи подряд (с 14:00 до 15:00, с 15:00 до 16:00 и с 16:00 до 17:00), вы сильно рискуете. Если по каким-то причинам вы не успеете освободиться в 15:00, сдвинется весь график, и вы опоздаете не только на вторую, но и, с большой долей вероятности, на третью встречу. Поэтому, чтобы не создавать себе ощущение постоянного цейтнота, оставляйте запас времени, который сможете дополнительно расходовать в непредвиденных ситуациях. Если их не произойдёт, вы как раз успеете в резервное время выполнить какое-нибудь небольшое дело из списка "нежёстких".
- Чередуйте работу с отдыхом. Всем нам необходимо отдыхать. Научно доказано, что оптимальное время для работы — 8–9 часов в сутки. По прошествии этого времени резко снижается концентрация внимания, скорость действий, человек устаёт и делает больше ошибок. К тому же, перетрудившись на работе, мы склонны забрасывать все свои личные дела, потому что на их выполнение уже не остаётся сил. Однако и в течение дня нам необходимы передышки. Возьмите за правило регулярно устраивать себе небольшие "переменки". Это поможет восстанавливать способность к концентрации и меньше уставать.
- Используйте только то, что подходит именно вам. Все люди разные. И кому-то удобно расписывать свой день по минутам, а затем чётко придерживаться установленного графика, а кому-то необходима возможность спонтанно переходить от одной задачи к другой, не ограничивая себя жёсткими временными рамками. Инструменты тайм-менеджмента — это всего лишь инструменты, созданные для облегчения вашей работы. Кому-то будет удобно использовать их в чистом виде, а кому-то захочется адаптировать под свои индивидуальные особенности и потребности. Вы можете попытаться сделать это самостоятельно, а можете воспользоваться услугами профессионального коуча, который поможет согласовать применение инструментария с вашими целями и ценностями, учесть все тонкости и выбрать вариант, наиболее удобный и эффективный именно для вас.
- И напоследок, самое важное. Ни одна система не будет работать без цели. И если вы решили овладеть искусством управления временем, не забывайте о том, для чего вы это делаете. Представьте во всех деталях, какой станет ваша жизнь, когда вы достигните своей цели. Представили? Действуйте!
