Сенека уже 2000 лет назад освещал вопрос тайм-менеджмента такими словами: "…часть времени у нас отбирают силой, часть похищают, часть утекает впустую. Но позорнее всех потеря по нашей собственной небрежности". С тех пор на теме управления временем не проехался только ленивый.
Я бы разделила все подходы на три группы:
- Первая — как успеть больше.
- Вторая — как успеть главное.
- Третье — как не мучиться от того, что ты не успеваешь.
В каждом методе есть свои достоинства. Мне больше всех симпатичен метод, направленный на то, чтобы успевать главное. Потому что он, на мой взгляд, решает задачу, ради которой мы этим тайм-менеджментом занимаемся. Мы хотим управлять своим временем, чтобы управлять своей жизнью, делать, то, что хотим мы, а не кто-то другой.
Особый вклад в этом метод внесли два американских деятеля Эйзенхауэр и Франклин. Подробное описание метода можно найти у ещё одного американца Стивена Кови в книге "7 навыков высокоэффективных людей".
Бенджамин Франклин в своей автобиографии описывает книжечку, которую всегда носил с собой. Туда он записывал свои ценности, цели и планы и отслеживал по ней свои успехи.
Содержанию этой книжечки сегодня придали вид пирамиды:
- План на день;
- Краткосрочный план;
- Долгосрочный план;
- Генеральный план достижения цели;
- Глобальная цель (достойная цель творческого человека);
- Главные жизненные ценности (чего человек хочет от жизни).
Видно, что в основе всего Франклин видел добродетели или ценности.
Вот список добродетелей из автобиографии Франклина:
- Воздержность. Ешь не до пресыщения, пей не до опьянения.
- Молчаливость. Говори лишь то, что может послужить на пользу другим или тебе самому.
- Любовь к порядку. Пусть для каждой твоей вещи будет своё место; пусть для каждого твоего дела будет своё время.
- Решительность. Решай делать то, что должно; а то, что решил, выполняй неуклонно.
- Бережливость. Позволяй себе только те расходы, что принесут пользу другим или тебе самому; ничего не растрачивай попусту.
- Трудолюбие. Не теряй времени; всегда будь занят чем-нибудь полезным; отменяй все необязательные дела.
- Искренность. Не прибегай к пагубному обману: пусть мысли твои будут невинны и справедливы; а если говоришь, то пусть такими же будут и слова.
- Справедливость. Никогда не обижай людей, причиняя им зло или не делая добра, как велит долг.
- Умеренность. Избегай крайностей; не держи обиды за причинённое тебе зло, даже если думаешь, что оно того заслуживает.
- Чистоплотность. Не допускай ни малейшей грязи ни на себе, ни в одежде, ни в доме.
- Спокойствие. Не волнуйся из-за пустяков, из-за происшествий мелких либо неизбежных.
- Целомудрие. Похоти предавайся редко, единственно для здоровья или для продления рода; не допускай, чтобы она привела к отупению, или к слабости, либо лишила душевного покоя или бросила тень на доброе имя твоё или чьё-либо ещё.
- Кротость. Следуй примеру Иисуса и Сократа.
Эти добродетели он долгие годы в себе развивал. Говоря сегодняшним языком, главной ценностью для Франклина был личностный рост, саморазвитие.
А какие у вас жизненные ценности? Вопрос это не праздный, так как в ответе на него заложен ответ и на следующий вопрос — какая цель вашей жизни?
Довольно часто приходят клиенты, которые не знают, чем бы они хотели заниматься, часто меняют работу и даже сферу деятельности, не знают, как избавиться от лени, как стать успешным. В этом случай в клубе КРОСС мы предлагаем упражнение на постановку цели, суть которого в том, чтобы описать: "Что я хочу иметь через… лет", "Каким я хочу быть через… лет", "Что я хочу делать через… лет". Тут очень важно описывать именно то, что человек хочет без цензуры — яхта круче, чем у Абрамовича, значит, яхта. Как правило, с первым вопросом "иметь" все очень хорошо справляются — квартира, машина, дача, путешествия и т.п. "Каким хочу быть" даётся труднее, но всё же даётся — вес, рост, объём груди, талии, бёдер, характер нордический. А вот с "делать" возникают трудности, но из списков "иметь" и "быть" мы уже кое-что можем вывести. Затем мы описываем текущее состояние "что я имею", "какой я" и "чем я занимаюсь". Теперь перекидываем мостик от текущего состояния к желаемому. Как правило, это уже не трудно, особенно при помощи группы и тренера.
Известный специалист по тайм-менеджменту Глеб Архангельский в своём ежедневнике предлагает вести раздел "Мемуары", где каждый день вы записываете главное событие дня. Раз в неделю выбираете главное событие недели, затем месяца. За год у вас получится 12 главных событий месяца, из которых можно выбрать событие года. Смысл этих мемуаров в том, что они помогают увидеть, что для вас важно и так продвинуться в понимании своих ценностей и цели.
Теперь само планирование. Б.М. Литвак напоминает, что всё создаётся дважды. Сначала в голове, затем в реальности. Сначала мы рисуем план, каким путём будем идти к достижению своей жизненной цели, что будем делать в ближайшие несколько лет.
Затем план на год. Каждый год 31 декабря… Я составляю план на год с целями и задачами для каждой области моей жизни — труд, семья, здоровье и т.п. Дальше, подглядев эту идею у Игоря Манна, пишу "90 дней" — план на 90 дней. Этот план у меня висит на рабочем столе компьютера. Дальше "ТОП-5" — самые важные 5 дел этой недели — тоже на рабочем столе компьютера.
Наконец, план на день. Как правило, если весь описанный путь от ценностей до самых важных дел недели пройден, то вопросов о плане на день не должно возникнуть. Поскольку я большой поклонник именно такого метода, то не буду останавливаться особо на повседневном планировании, тем более что ему посвящена масса книг.
Кстати, план дня Франклина:
- 5:00. Встать, умыться и помолиться. Вопрос: "Что я сделаю Всемогущему Богу сегодня хорошего?".
- 6:00. Продумать, чем буду заниматься сегодня, и принять решения на день; продолжить текущие занятия.
- 7:00. Завтрак.
- 8:11. Работа.
- 12:00. Читать или просматривать счета.
- 13:00. Обед.
- 14:17. Работа.
- 18:00. Привести всё в порядок. Ужин.
- 19:00. Вопрос: "Что я сделал хорошего за день?"
- 20:00. Музыка, развлечение или беседа.
- 21:22. Продумать истёкший день.
- 23:05. Сон.
Сам Франклин признавался, что ему не очень удавалось соблюдать такой режим. Он шутил, что у "безупречного характера есть свои неудобства", поэтому он позволял себе небольшие отступления от режима.
А где же президент Эйзенхауэр? Вот и он, точнее его матрица.
Матрица Эйзенхауэра:
- Срочные и важные:
- Проекты с горящим сроком исполнения;
- Неотложные дела.
- Несрочные и важные:
- Новые проекты, поиск новых возможностей;
- Планирование;
- Восстановление сил;
- Здоровье.
- Срочные и неважные:
- Почта и сообщения;
- Звонки клиентов;
- Некоторые встречи;
- Бытовые вопросы.
- Несрочные и неважные:
- Мелочи, отнимающие время;
- Пустая потеря времени;
- Праздное времяпрепровождение.
Квадрат I — это квадрат необходимости, это важные дела, которые имеют срок. К нему относится большое количество рабочих задач. В квадрате II — квадрате развития — дела важные, но не срочные. Они не имеют срока выполнения, как например, регулярный медосмотр, зарядка, отдых, работа над новыми перспективными проектами. Но если их не делать, то со временем они перейдут в первый квадрат и станут необходимостью — здоровье даст сбой, в делах снижение темпов роста перейдёт в спад.
Квадрат III — это ИБД, имитация бурной деятельности. Очень много срочных и неважных дел, вроде погладить постельное бельё, ответить на звонок тёте из Мурманска и т.п. Квадрат IV — это телевизор, соцсети и т.п.
Несколько важных моментов:
- Важно не путать отдых и праздность. Отдых — это переключение. Праздность — это "убить время".
- Знакомо ли вам желание всё бросить и уехать на необитаемый остров? Это может быть признаком того, что вы постоянно находитесь в первом квадрате срочных дел. Не вы управляете временем, а время управляет вами. С одной стороны — удобно, можно не включать мозги. А с другой — ощущение загнанности, отсюда желание ничего не делать, т.е. перейти в четвёртый квадрат.
- Следует стремиться жить в верхней части матрицы — в первом и втором квадрате. У всех есть дела, требующие исполнения в срок. Найти время для дел из второго квадрата, максимально перебраться туда на ПМЖ — вот основная задача. Профилактировать проблемы, опережать тенденции. Тогда действительно вы управляете временем, а значит и жизнью в целом.
Матрицу удобно использовать при еженедельном и ежедневном планировании. Её можно сочетать с методом, который я вычитала у Алан Лакейна в "Искусство успевать". Присваивать делам важность буквами А, В и С, а дела с одинаковой важностью расставлять по приоритету цифрами 1,2,3. Т.о. становится понятен порядок, в котором за эти дела следует приниматься.
Хорошо бы завести привычку делать одно дело в единицу времени, вовремя "съедать лягушек" — делать мелкие неприятные дела, пока они не стали бычьими жабами. Если есть дела, на которые регулярно не хватает времени, как правило, это дела из второго квадрата, можно выделить для них регулярно одно и то же время. Похожие дела удобно группировать: звонки к звонкам, собеседования к собеседованиям. Есть ещё масса приёмов, однако, как и договаривались, не буду углубляться.
Теперь время действовать по плану и анализировать. То, что Франклин обозначил в плане своего дня: "Что я сделал хорошего за день?" и "Продумать истёкший день". Просмотреть, что удалось сделать, а что не удалось и почему. Повести хронометраж — записывать каждые 15 минут, чем вы заняты и даже попробовать оценить, сколько стоит такое занятие. По результатам анализа корректируем планы и двигаемся дальше. То же самое касается и планов на неделю, 90 дней, год. Да и цели в жизни могут меняться.
Б.М. Литвак обращает внимание на то, что у человека есть не только силы мотивации, но и силы сдерживающие. Наличие цели, правильное распределение времени помогает нам двигаться вверх. Сверху на нас давят сдерживающие силы. Это наши страхи, тревоги, неумение говорить "нет". При правильном планировании времени движение вверх у нас будет. Но оно будет похоже на машину, которая села в луже. 5 мужиков выталкивают её сзади, а за рулём растерявшаяся девочка-водитель включила заднюю передачу. Превозмогая 120 лошадиных сил, мужики вытолкают машину, но к чему эти муки? Важно осознавать и работать со сдерживающими силами. Самостоятельно, с психологом или в группе клуба КРОСС — кому как удобнее.
И последнее, говорят: "Хочешь рассмешить Господа, расскажи ему о своих планах". Планируйте эффективно и помните афоризм Горького: "На день нужно смотреть как на маленькую жизнь". Или вот слова Познера: "Видите ли, я экзистенциалист. Я живу каждым днём. Я совершенно не знаю, будет у меня завтрашний день или не будет. И никто, хотел бы вам заметить, не знает, упадёт ли сегодня на голову кирпич, наедет ли машина, будет ли кто-то поджидать в подъезде. Никто не знает, будет ли у него завтрашний день. Конечно, мало кто об этом думает. И, может быть, так даже тяжело жить для кого-то, мне — наоборот. Я прекрасно понимаю, что это может быть последний день моей жизни, и поэтому я хочу прожить этот день полностью, я хочу получить от него всё, что я могу. Это удовольствие, а никакая не трагедия. Я не хочу вдруг в последнюю секунду подумать: "Чёрт возьми! Я мог бы это сделать и не сделал!" Наоборот. Так и считайте: это моя последняя в жизни лекция. Плакать не надо".
