Придумываем цели, составляем планы и включаем внутреннего "контролёра".
Время — самый ценный ресурс из всех, которыми мы располагаем. То, на что мы его тратим, определяет содержание нашей жизни. "Управление временем — это привычка, — говорит психолог Наталия Скрипник. — Если привыкаешь внимательно относиться к нему, правильно рассчитывать, то будешь всё успевать и на работе, и дома. Как и всякая полезная привычка, тайм-менеджмент начинается с того, что человек осознаёт, зачем ему это нужно: например, хочется больше успевать. И после этого учится дисциплинированности".
Ставим себе цели. "Когда человек оглядывается на последние полгода, часто понимает, что ничего важного не достиг, но при этом всё время был занят, — говорит бизнес-тренер, консультант компании "Богуш Тайм" Юлия Бойко. — А всё потому, что люди не создают своих целей или не помнят о них. Для начала нужно посмотреть, чего ты хочешь от жизни по ключевым направлениям: здоровье и физическая форма, развитие личности (чему я хочу обучиться?), семья, карьера или свой бизнес, духовная (в чём моя миссия?) и социальная сфера (что я хочу сделать для общества?). Когда удаётся нарисовать идеальную картину, важно свои ежедневные действия направлять на достижение этих целей".
Три причины нашей лени. "Для нашего менталитета характерна такая позиция: пока никто не спрашивает, можно ничего и не делать, — говорит психолог и оргконсультант Наталия Скрипник. — Яркий пример — студенты, которые учатся не в течение семестра, а во время сессии. У многих эта привычка сохраняется и в рабочей жизни, когда большую задачу откладывают на потом, вместо того, чтобы выполнять её маленькими кусочками. У нашей лени может быть три причины. Первая — мы со школы привыкли, что за спиной должен стоять надзиратель. Возможно, стоит найти человека, который будет вас контролировать: сначала постоянно, а затем всё меньше и меньше. Вы привыкнете отчитываться, а затем внешний контроль перенесёте во внутренний.
Вторая причина связана с тем, что задача вам неинтересна. Но стимул выполнить её всегда можно найти: вы можете получить награду за её выполнение или избежать потенциальной угрозы за её невыполнение. Справились с неприятной задачей? Сделайте что-то приятное для себя — купите себе что-то сладкое или сходите на массаж.
Третья причина лени может крыться в обычной физической усталости. Тут совет очевиден — взяться за задачу после того, как хорошенько отдохнёте".
Чтобы бороться с вечным откладыванием, психологи рекомендуют браться за какую-либо задачу и работать с ней не отвлекаясь 15–20 минут — по таймеру. "Тут может быть два варианта: первый — таймер прозвенит, а человек продолжит работать, потому что аппетит приходит во время еды, — говорит Юлия Бойко. — Второй — через 20 минут переключиться на что-то другое. Но за 4–5 таких подходов в день задачу можно одолеть или значительно продвинуться в её выполнении".
Составляем планы. Психологи советуют составлять планы. "Кто-то использует приложения в смартфонах, кто-то — обычный блокнот, — говорит тренер по коммуникации Наталия Грабовская. — Но делать это нужно обязательно, иначе в действиях не будет чёткости, и задачи просто вылетят из головы. Если составлять долгосрочные планы для вас пока мучительно, начните с ежедневного планирования, выделяя на это 20 минут утром или вечером".
Составляя план, нужно быть реалистом и трезво оценивать, сколько времени уйдёт на выполнение той или иной задачи. "Чтобы правильно распределять время, нужно его подсчитывать, — говорит бизнес-тренер Юлия Бойко. — В магазине мы не набираем товара на 1500 гривен, если в кармане есть только 1000. А вот своё время люди почему-то считают резиновым. Если задач больше, чем времени, придётся расставлять приоритеты".
Для этого часто используют матрицу Эйзенхауэра. Согласно матрице, дела делятся на:
- важные и срочные;
- важные, но не срочные;
- неважные, но срочные;
- неважные и несрочные.
Так что при планировании грядущего дня вы можете разделить лист бумаги на четыре части и распределить свои дела по срочности и важности. "При составлении плана 20% времени нужно отводить на несрочные, но важные дела, потому что эта категория зачастую страдает, 60 — на срочные и важные, 20% — на неважные, но срочные (форс-мажор). Проблема многих людей в том, что они не планируют время на форс-мажоры, а на самом деле они в среднем отнимают пятую часть нашего времени — если говорить только о рабочем дне, то это 1,5–2 часа. Дела из последней категории — несрочные и неважные — можно выполнять по остаточному принципу: когда есть такая возможность", — отмечает тренер.
Успеть побольше. Действительно занятым людям зачастую нужно ускориться — для этого достаточно следовать простым рекомендациям. Например, приступая к выполнению сложной или объёмной задачи, надо потратить пять минут на планирование, разбить задачу на этапы и делать всё частями.
"Самое продуктивное время в течение суток нужно посвящать выполнению самых крупных и важных задач, — советует Юлия Бойко. — У каждого человека своё продуктивное время, но, как правило, это первая половина дня. И она вечно завалена мелкими задачами — лучше оставьте их на потом, а с утра возьмитесь за главное".
Ещё одна полезная привычка — завершать задачи как можно быстрее. "Если вы можете завершить дело в течение ближайших 2 минут, лучше сделать это сразу, — говорит бизнес-тренер. — Поработали в офисе с документами — положите их на место. На самом деле, это очень экономит время".
Отдыхаем активно. Нельзя позволять усталости накапливаться, иначе вы не сможете работать продуктивно. "Необходимо оставлять хотя бы по полчаса или по часу на отдых в рабочее время — причём каждый день, — говорит тренер детской академии коммуникации Наталия Грабовская. — Многие любят полежать на диване, но отдых может быть и активным. Например, полезно переключить внимание с интеллектуальных на физические задачи: 20 минут йоги или полчаса в спортзале только прибавят вам энергии. Многие расслабляются посредством общения, и это очень правильно. Например, отобрать полчаса у сна и попить кофе с подругой: живой разговор "разгружает" и вдохновляет. Я бы советовала обязательно выделять время на общение и физические упражнения каждый день, как бы вы ни были заняты. Некоторым людям также важно просто побыть наедине с собой, особенно женщинам. Просто попить чай, глядя в окно, полистать журнал. Не отказывайте себе в этом".
Зачем, вы спросите, нужно обучать персонал? 
