Тайм-менеджмент

Время или когда оно есть — его убивают, когда его нет — убиваются.

"Медленно минуты уплывают вдаль,
Встречи с ними ты уже не жди.
И хотя нам прошлого немного жаль,
Лучшее, конечно, впереди…"

Слова из детской песенки всплывают в памяти автоматически — даже задумываться не приходится. А уж пора бы… Минуты действительно стали уплывать, и очень далеко. Интересно, а сколько их осталось впереди?

Кто-то начинает задумываться о времени в 70 лет, кто-то — в 50, а кто-то — в 14лет. У всех это происходит в разном возрасте и при разных обстоятельствах, но обязательно — у всех. Ведь наше время — это одна из важнейших необходимых составляющих нашей жизни. Что значит "необходимых"? Скажем, без зефира можно прожить, а без воды и воздуха — невозможно. Так вот, время — как воздух. Пока его много, качество его расходования не замечаешь и не ценишь. А когда воздуха вдруг не хватает — становится мучительно больно за то, что когда-то бездумно его тратил…

Многим из нас хотелось бы иметь больше часов в сутках. Но их всего 24. И то, как мы их проводим, целиком зависит от нас. Ведь, как ни банально звучит, но наши 24 часа — это те же самые 24 часа, что были у Менделеева и матери Терезы, и что есть сейчас у Сокурова и Олега Табакова…

А действительно, давайте посмотрим, на что мы тратим своё время. Потому что, чтобы успешно управлять своей деятельностью и своим временем, нужно хорошо представлять себе то, чем управляешь.

Есть как минимум 7 причин, почему стоит оптимизировать своё время. Конечно, мы не сможем получить больше 24 астрономических часов, но получить больше функционального времени — вполне возможно:

1. "Время — деньги"(Б. Франклин). Во сколько Вы оцениваете час своего времени? Сколько процентов Вашего времени тратится, по Вашему мнению, эффективно, а сколько — так себе? А сколько вообще впустую? Попробуйте оценить стоимость потерянного часа Вашего времени (не будем уточнять, по чьему карману ударит эта потеря). Учтём образование, опыт работы — это капитал, накопленный в прошлом, и чем его больше, тем ваш час дороже. Учтём и перспективы: сколько вы ещё можете сделать для себя, для семьи, для всех, кто вам дорог, для фирмы, науки, общества… Чем больше этих возможностей, тем обиднее за каждый час, потраченный впустую.
2. "Делу — время, а потехе — час" (народная мудрость). Возможно, Вы очень хорошо знаете "сколько стоит Ваш час". Действительно, сейчас очень многие люди считают каждую секунду, проведённую не на работе. Они работают, работают, работают! Но самое страшное, что при этом таким людям становится некогда. Некогда радоваться жизни. Некогда общаться с семьёй и друзьями. Некогда думать. Некогда жить. Так и хочется перефразировать всем известную пословицу: "Умеешь саночки возить — умей и кататься". Какое может быть душевное здоровье и душевное равновесие у "загнанной лошади"?
3. "Терять время зря тем больнее, чем больше знаешь" (Гете). Время — это наше развитие умственное, интеллектуальное, это наша самоактуализация. Чем эффективнее мы реализуем своё время, тем больше его остаётся на "себя любимого", на своё совершенствование. "Специалисты" в данной сфере умеют использовать даже "трамвайное время": у них всегда есть запас полезных книг карманного формата для чтения в дороге. И совет захотелось дать: "Делая дело — делай его, а не отвлекайся на те, что следуют по пятам".
4. "Чистота нашего времени — чистота наших отношений" (народная мудрость). Уважать нужно не только человека, его личность и индивидуальность, но и его время и пространство, его дела и цели. Есть несколько "типов" отношений, от которых надо избавляться безжалостно — "трёп обычный, трёп телефонный и трёп телевизионный". И тогда качество отношений, общения и взаимодействия с любимыми, с детьми, с родными и с друзьями возрастёт удивительно — именно не в количественном, а в качественном эквиваленте.
5. "Кто трудится осмысленно — расширяет время" (Вольтер). Есть множество примеров "из жизни выдающихся людей" в нашей истории и современности, которые демонстрируют нам образец эффективности, реализованности, наполненности жизни во всех её областях и сферах. Такие примеры даже перечислять не стоит — не хватит бумаги. Чем эффективнее мы трудимся (судя не только по результату, но и по процессу), тем больше успеваем, тем больше нас ценят и уважают, тем более нужными мы становимся в коллективе.
6. "Человек, тратящий впустую хоть час, ещё не дорос до понимания ценности жизни" (Дарвин). Люди, занимающие определённый статус в обществе, ценят каждую свою минуту не потому, что экономят, а потому, что стараются наполнить каждое своё действие пользой, даже самое обыденное действие. Ведь время — это наше творчество, реализация нашей системы ценностей и принципов.
7. "Большая часть нашей жизни уходит на ошибки и дурные поступки; значительная часть протекает в бездействии, и почти всегда вся жизнь в том, что мы делаем не то, что надо" (Луций Анней Сенека). Наверное, никому не хочется в конце своей жизни сожалеть о сделанном (и не сделанном), об упущенных шансах и возможностях. Мы, вроде бы, ценим свою жизнь, но это чисто абстрактно сказано. Мы ценим жизнь как биологическое состояние, или как время деяний, как осуществление самого себя? Впрочем, часто бесполезно говорить о потерянном времени, т.к., как правило, нет представления о том, что такое полезно потраченное время. Обычно нет ни плана на жизнь, ни ближайших планов — на год, на месяц. Когда мы задумываемся над тем, что такое "полезное время" и что такое "потери", сложно получить ответ, если не сформулированы цели жизни и нет системы планов. А ведь все-таки сознание определяет бытие, наши цели воздействуют на значимые для нас события и "прогибают" изменчивый мир под нас.

Но, об этом в следующий раз — это отдельная тема.

Надеюсь, все убедились, что своё время надо беречь, уважать, ценить и оптимизировать. Поверьте, нет такого процесса, который нельзя было бы усовершенствовать! Поэтому, теперь немного практики.

Практикум

У меня, как, наверное, и у многих, план дня выстраивается в несколько этапов (мероприятия вносятся в график дня по мере возникновения необходимости — за месяц, за неделю, накануне вечером, утром сего дня). Поэтому иногда драгоценные минуты уходят на расшифровку запланированного ранее.

Например, на разгадывание ребуса: "Вторник… PS поезд" — кого-то забыла встретить? Кого? И во сколько?.. А, вспомнила, ребёнок просил Деда Мороза подарить ему поезд — надо купить.

Казалось бы, планируя и формируя график дня, мы стремимся сэкономить своё время, рационализировать его. А, получается, создаём себе дополнительные трудности.

Допустим, что нужно купить поезд ребёнку на Новый год. Мы написали в плане просто "поезд". Но на вопрос "Что сделать?" нужно отвечать глаголом, словом, обозначающим действие. Если мы напишем "поискать игрушку", то такая формулировка отвечает на вопрос "Что делать?", а не "Что сделать?" И, правда — можно игрушку поискать, но не найти, можно в магазин прийти, но он будет закрыт, или окажется, что там игрушка есть, но не та. Чтобы быть абсолютно точными, нам надо написать "купить ребёнку поезд" — и на вопрос "Что сделать?" ответили, и определили результат, который нам необходимо получить.

Что нам даёт такая тщательно-выверенная формулировка? Может быть, не стоит тратить время на то, чтобы ломать голову над такими простыми вещами, тем более так подробно их расписывать?

Как только мы приняли формулировку "Купить поезд ребёнку", мы получаем, как минимум три способа добиться нужного результата:

• Классический способ — просто сходить в магазин и купить игрушку.
• Продвинутый способ — попросить кого-нибудь из домашних сделать это.
• И, наконец, самый эффективный способ — заказать нужный поезд через интернет — в Интернет-магазинах сейчас и выбор большой, и бегать не надо, и курьер доставить может в любое удобное для вас время. Вам не придётся тратить время на дорогу до магазина (-ов), искать, общаться с продавцами.

Когда мы записываем наши рабочие дела в такой план, нам точно также нужно чётко представлять, чего мы хотим добиться. Например, не стоит писать "Поговорить с генеральным директором". Важна цель этого разговора, а не сам его факт. Правильно будет записать формулировки такого типа:

• Попросить у ген. директора повышения зарплаты.
• Напомнить ген. директору об отпуске в июне.
• Представить ген. директору новый проект.
• Добиться у ген. директора разрешения на замену компьютеров.
• Проинформировать ген. директора о своём увольнении.

Приятным побочным эффектом технологии результато-ориентированного планирования (если формулировки записаны правильно), является то, что некоторые задачи закрываются сами собой, без всякого на то вашего участия. Например, у вас стоит такой пункт плана — "Узнать, все ли готово к семинару в Москве". Вы предполагаете, что вам нужно будет найти контакты организаторов семинара, позвонить им в Москву, задать ряд им вопросов, настойчиво потребовать исправить какие-то недочёты в подготовке семинара. Но не успели вы ещё прийти в офис, как ваши партнёры из Москвы позвонили сами и доложили, что все уже готово. Если вы сформулировали "Напомнить о себе Ивану Петровичу", вполне может случиться, что вы с ним встретитесь случайно в кафе, он будет в приятном расположении духа, и вам не придётся долго упрашивать его секретаршу допустить вас в его кабинет или соединить по телефону.

Продумывание чётких формулировок требует некоторого времени (обычно достаточно 15–20 минут) и определённой интеллектуальной работы. Все просто и доступно. Только важно помнить, что планирование — не самоцель, оно нужно ровно настолько, насколько помогает принимать решения и экономить драгоценное время.