Как вести деловую беседу? Предлагаем в помощь готовые подсказки и речевые заготовки.
Под деловой беседой можно понимать многое — разговор двух заинтересованных лиц на тему бизнеса, любой устный контакт между сторонами деловых отношений, разговор двух людей, которые представляют свои компании и имеют полномочия представлять свои предприятия. В любом случае деловая беседа служит для одной или нескольких задач:
- Взаимное общение представителей одной деловой сферы.
- Взаимный поиск решений или идей.
- Контроль текущих мероприятий.
- Поддержание делового контакта.
- Стимулирование бизнес-активности.
Деловая беседа требует подготовки и навыка её ведения. Для качества деловых бесед стоит организовать курс для сотрудников. Для вас прямо сейчас несколько уроков, которые могли бы войти в такое обучение.
Подготовка
Подготовка даёт вам как собеседнику преимущество, даже если это не стратегически важная беседа. Чем короче беседа, тем важнее подготовка, поскольку в короткой беседе ещё более важно получить психологическое преимущество. Многие игнорируют это правило — и проигрывают.
Как готовиться? Можно с помощью предложенных ниже вопросов, которые обеспечат подготовку, не забрав много времени.
Вопросы для подготовки к деловой беседе:
- Каковы цели беседы? Чётко ли вы их представляете? Каким видите результат беседы?
- Как вы сможете оценить результат? Как вы узнаете, достигли ли вы цели беседы?
- Догадываетесь ли вы о целях и мотивах собеседника?
- Какими средствами вы располагаете, чтобы достичь доставленной цели?
- Какую позицию по отношению к собеседнику вы хотели бы занять во время беседы? Будет ли эта позиция оптимальной, учитывая цель беседы?
- Как и какими средствами вы будете доносить свою позицию до собеседника?
- Как и используя какие средства, вы сможете узнать об установках и позиции собеседника?
- С какими коммуникативными барьерами вы можете столкнуться во время беседы?
- Как подстраховать себя и снизить риски, связанные с этими барьерами?
- Как вы будете снимать противоречия, если они вдруг возникнут во время беседы?
- Если собеседник окажется неприятным, как вы будете достигать терпимости к нему?
- Какие способы психологического воздействия вы будете применять во время деловой беседы?
- Какие у вас есть аргументы для собеседника?
- Как вы будете поступать в случае конфронтации, манипуляции со стороны партнёра, применения им нечестных приёмов?
- Каким образом вы обеспечите согласование мнений?
- Насколько вы будете открывать свою позицию?
- Каким образом вы будете управлять атмосферой беседы?
- Как вы будете управлять собой, если собеседник будет вызывать у вас раздражение своими словами или поведением?
- Знаете ли вы интересы вашего собеседника?
- Чего важно не допустить в беседе?
Не на все вопросы можно найти ответы в ходе подготовки, и, всё же, ответы даже на некоторые из перечисленных вопросов способны обеспечить вам психологическое преимущество.
Важно также учесть личный подход к беседе. Помните важное правило: беседу следует начинать с "вы-подхода". Такой подход предполагает способность поставить себя на место собеседника, подумать, как было бы вам, как бы вы реагировали на ту или иную фразу или обстоятельство.
"Вы-подход" даёт возможность собеседнику почувствовать, что его ценят и уважают.
Речевые стандарты
Ниже речевые стандарты, которые помогут вам провести деловую беседу.
Начало беседы:
- Полагаю, нашу беседу лучше всего начать с обсуждения …
- Полагаю, что нам прежде всего следует обсудить …
- Мне хотелось бы начать нашу беседу с …
- Думаю, что мы можем начать наш разговор с …
- Сегодня я предлагаю обсудить …
- Думаю, вам хорошо известны причины, побудившие меня встретиться с вами, и поэтому мне хотелось сразу перейти к обсуждению …
- Учитывая ранее достигнутые договорённости, нашу беседу целесообразно, на мой взгляд, начать с …
Выражение одобрения и согласия:
- Ваши условия нас вполне устраивают.
- Думаю, что мы можем договориться и о …
- Я вполне разделяю вашу точку зрения на …
- Мы ничего не имеем против …
- Это, на наш взгляд, очень хорошая идея.
- Я полностью согласен(а) с вашим мнением о …
- Моё представление … полностью совпадает с вашим.
- Ваши условия в целом для нас(меня) приемлемы.
- Можно считать, что в основном мы договорились.
Выражение желания отстаивать свою точку зрения:
- Предлагаю вернуться к обсуждению этого пункта с несколько иных позиций.
- Давайте рассмотрим и другие стороны этого решения.
- Мне бы хотелось получить от вас дополнительную информацию по этому вопросу.
- Мне кажется, что мы несколько отклонились от темы нашего разговора. Предлагаю вернуться к обсуждению предыдущего пункта нашего соглашения.
- Я вижу решение этого вопроса по-другому. В связи с этим я хотел(а) бы пояснить …
- Полагаю, что вы согласитесь с наличием и другого варианта решения этого вопроса, который мне хотелось бы сейчас с вами обсудить.
- Хотелось бы, чтобы вы уточнили вопрос о …
- Думаю, что следует обсудить и другие стороны этого вопроса.
- Мне хотелось бы ещё раз вернуться к обсуждению вопроса о …
- Может быть, вам будет интересно узнать заключение экспертов по этому вопросу.
Выражение просьбы:
- Вы нас очень обяжете, если согласитесь …
- Могли ли бы вы …
- Мы хотим обратиться к вам с просьбой о …
- Если вас не обременит (затруднит) …
- Я буду очень признателен(а) (благодарен(а)) вам, если …
- Мы очень рассчитываем на вашу помощь в …
- Я хотел(а) бы просить вас о …
- С вашей стороны будет очень любезно, если …
Выражение извинения:
- Приносим наши извинения за …
- Ещё раз прошу извинить меня за …
- Примите наши извинения за …
- Мы искренне сожалеем, что …
- Я должен(а) извиниться перед вами за …
Выражение сомнения и неопределённости:
- У меня пока не сложилось окончательного мнения по этому поводу.
- Меня несколько смущает наличие …
- Я бы очень просил(а) вас уточнить … поскольку по этому факту у меня есть противоположная информация.
- Мне не совсем понятно ваше желание, связанное с …
- У меня возникают сомнения в необходимости …
- Мне кажется, что этот вариант решения несколько преждевременен.
- Я бы предпочёл(а) другое решение этого вопроса.
Выражение неодобрения, несогласия и отказа:
- В целом ваше предложение приемлемо, но …
- Наша точка зрения несколько расходится с вашей.
- Здесь мы исходим из несколько иного понимания ситуации …
- Мы придерживаемся иной точки зрения.
- В принципе мы согласны с большинством ваших предложений, но у нас есть ряд возражений и замечаний.
- Согласиться с вашим вариантом трудно, поскольку его реализация может вызвать определённые затруднения.
- Нас не вполне устраивают предложенные вами условия.
- Мы видим решение этой проблемы в несколько ином свете.
- К сожалению, наше финансовое положение не позволяет удовлетворить вашу просьбу.
- К сожалению, принять ваши условия мы не можем.
- Мы высоко ценим ваши усилия, но, к сожалению, вынуждены ответить отказом.
Выражение желания уйти от ответа:
- На ваш вопрос трудно дать однозначный ответ. Дело в том, что …
- На это можно ответить только в самом общем виде.
- Я вижу это только в самых общих чертах.
- Мне трудно судить об этом.
- Я затрудняюсь дать вам сейчас точный ответ.
- К сожалению, точной информацией об этом мы не располагаем.
- Нам об этом неизвестно, поэтому ничего определённого сказать мы не можем.
Фразы, которыми завершается беседа:
- Итак, мы подходим к концу нашей беседы.
- Давайте подведём итоги наших договоренностей.
- В заключение беседы я хотел(а) бы …
- Я полагаю, что сегодня мы обсудили все наши вопросы.
- Я считаю, что проблему/задачу … можно считать решенной.
- Позвольте мне от имени нашей организации поблагодарить вас за участие в сегодняшнем обсуждении и выразить надежду на дальнейшее сотрудничество с вами.
- Я хочу выразить искреннюю благодарность за то, что вы нашли время принять участие в нашем обсуждении.
Надеемся, вы нашли для себя пользу и идеи в этом материале.
