В очередной раз, готовя Событие, я задаю себе вопрос: "Зачем тебе всё это надо?". И очень искренне не нахожу ответа. Доходит и до слов: "Всё, это последняя Конференция! (Фестиваль, Праздник и т.д.)". Но проходит какое-то время, и я опять становлюсь Организатором.
Про организацию Событий написано и сказано очень много. Это популярная тема и, говорят, доходный бизнес. Обычно после, когда уже всё свершилось, я нахожу какую-нибудь полезную книгу и понимаю, что всё делала не правильно. Но я не собираюсь становиться только Организатором и, уж тем более, зарабатывать эти деньги. Мои знания, навыки, пристрастия позволяют мне быть в своём деле Экспертом. Я востребованный тренер, у меня есть своя Школа Тренинга, мне нравится заниматься практической психологией. … И вообще — Экспертом быть классно! Тебя уважают, признают твою уникальность…цитируют в конце концов! И как практический психолог ответ на вопрос: "Зачем я организую События?", я ищу в очень отдалённом прошлом…
Мне было лет 9–10. Четвёртый класс, мы остались без классного руководителя — она надолго попала в больницу, а замены не было. Но за полгода в классе свершились несколько концертов, КВН, праздники, встреча с ветераном. Ещё мы делали музей боевой славы (выкапывали в лесу и таскали в школу всё, что осталось от войны) и живой уголок. Не все проекты были удачными. Живой уголок, к примеру, начался с мыши, пойманной на поле. Потом он пополнился раненой вороной, аквариумом с рыбками и улитками и парой черепах. К весне все животные умерли, включая черепах, а мы думали, что они в спячке! Остались только улитки, которые сожрали всю растительность и пришлось их отнести на пруд…Автором идей и воплотителем была я. Значит на это просто есть у меня способности, а к способностям я отношусь, как к Божьему дару: дали-пользуйся! Не имеешь права не пользоваться! Подозреваю, что все Организаторы могут вспомнить множество подобных эпизодов из своего детства.
На настоящее время на моём счету четыре Фестиваля тренингов личностного роста "Экология Души" и две Конференции "Имидж-профессионал", буду говорить именно об этих Событиях. Подготовка начинается за несколько месяцев и сопряжена с очень многими шагами, что-то упустишь и получишь проблему.
Что требуется от Организатора?
- Концептуальность События. Нельзя делать "просто Фестиваль". Он должен отличаться от множества других и, прежде всего, своей идеей. Мне очень больно и досадно, когда я слышу от людей, которым на "тренинге личностного роста" нанесли психологическую травму, когда тренинг сравнивают с сектой и любые курсы называют этим понятием. Свой Фестиваль я делаю для того, чтобы показать людям каким может быть тренинг, в чём его эффективность, показать красивую, профессиональную работу тренеров. В этом идея Фестиваля — экологичный тренинг.
- Вид события. Я люблю, когда вещи называют своими именами. Например, под Конференцией будем понимать обмен опытом и практическое научение через прослушивание докладов и сообщений. Обсуждения, живое общение, мнения, показы и примеры здесь предусмотрены. "Практическая Конференция" означает, что здесь не будет спикеров-теоретиков, все кто выступает, рассказывают о себе и своём опыте. Мои коллеги-тренеры порываются всякий раз вместо "поговорить" что-то показать или "устроить движуху" — упражнения, мозговые штурмы и т.д. Им так привычнее. Приходится напоминать, что они спикеры, а не тренеры. Иными словами — держите формат.
- Люди — эксперты. Конечно же, люди это самое важное. Но я намеренно ставлю этот пункт в середину, так как в организации События предполагаю единоначалие. Я одна. Или нас двое, максимум трое. Это мозг События. Поиск и приглашение тех, кто будет работать и выступать начинается, когда уже всё решено. Опять же, как Эксперт, я могу воспользоваться своими связями и знакомствами, в основном приглашаю выпускников своей Школы, в качестве работы которых я уверена и тех, с кем когда-то начинали свой профессиональный путь.
- Программа. Самая главная часть подготовительного процесса. Событие будет продвигаться и продаваться только тогда, когда есть Программа. Просто на призыв: "приходите, будет интересно!" люди не отзываются. Программа состоит, как мозаика, из множества элементов, за каждым из которых стоит человек-эксперт и тема. Я всегда забочусь о разнообразии и актуальности. Мне важно, чтобы темы дополняли друг друга, а не конкурировали. Ну, и как эксперт, я могу оценить качество того, что включаю в программу. Программу сделать тяжело. Так как её наполнение зависит от всех. Звонить, напоминать, корректировать, шантажировать, предлагать другое — все средства хороши.
- Продвижение, реклама, авансовые платежи. Сделать Событие тяжело, но ещё тяжелее сделать его заметным. Каждый день на протяжении нескольких месяцев я буду совершать множество шагов: размещать информацию в социальных сетях, делать рассылки, договариваться с сайтами, газетами, журналами, искать "агентов влияния", писать статьи, делать вебинары и видеоролики и т.д. Да, конечно же, это буду делать не только я, но если этого не буду делать я, не будет делать никто. Профессиональные Организаторы всё делают по-другому. Но у них и цена вопроса выше. А деньги платить придётся. Прежде всего за помещение. Это мои собственные риски.
- Быт. Событие состоит не только из мастер-классов и работы секций. Это ещё и кофе-брейки, обеды, курилки, туалеты и т.д. Необходимо закупать канцелярию, посуду, воду. Опять же, профессионалы сделали бы это легко, "по накатанной". Я не отказываюсь от внешних помощников. К примеру, организация обедов — дело специалистов. Но наш быт строг и незатейлив — фишка События в другом.
Подведу итоги: главная Функция Организатора — свести концы с концами. И опять ключевой вопрос: мне что, нравится это делать? Сводить спикеров со слушателями, тренеров с участниками, флепчарты с маркерами, проекторы с розетками, уборщицу с мусором и т.д.??? Зачем мне рисковать своими деньгами? Силами? Временем?
Причины, по которым Эксперт превращается в Организатора.
И так, ради чего? Ваше дело верить мне или нет, но деньги встанут здесь на последнее место. Легче и быстрее (и больше!) я заработаю на том, что мне делать привычнее — на своих тренингах, семинара, вебинарах. Здесь больше эмоций, чем прагматики. Ну, к примеру:
- Создать "идеальное" Событие. Я много раз бывала участником и всегда меня что-то не устраивало. Есть во мне такое чувство "как надо". Естественно — как надо мне. Я создаю События, в которых сама с удовольствием бы побыла участником. Но это уже перебор ролей.
- Получить "новый опыт". Да, я предполагаю, что будет ужасно трудно. Я даже могу спрогнозировать свои истерики по поводу "что-то идёт не так". Но это меня не останавливает — новый опыт того стоит. В ближайшие несколько месяцев скучно не будет. И что-то случится впервые: новый зал, новый формат, новые методы, новые люди…
- Новые связи и возможности. События всегда притягивают людей неординарных, интересных. Я вырываюсь из своего привычного мира и начинаю знакомиться и постигать суть. Например, директора колледжа, центра, театра, пансионата — там, где мне приходилось снимать помещения. Или журналисты. Мне звонят барабанщики и артисты и предлагают выступить у нас. Кто-то хочет привезти наш Фестиваль в другой город, а кто-то предлагает вообще устроить гастроли и проехаться по нескольким городам. Как знать…
- Сплотить вокруг себя людей. Ненадолго, лишь на время, когда всё готовится и происходит. Эти люди соберутся вокруг События и разойдутся как только всё завершится. Но будет небольшой отрезок времени, когда мы почувствуем себя единомышленниками. И Событие станет для каждого персональным событием — это же здорово, чувствовать свою причастность.
- Заложить традицию, войти в историю. Каждое Событие — это механизм, который тяжело раскачивается, но как только он заработает, его остановить почти невозможно. Люди привыкают, что в конце июня есть Фестиваль, а в феврале — Конференция. Они планируют свою жизнь с учётом, для них это становится ценностью. И мне от этого хорошо.
- Имидж и влияние на профессиональное сообщество — самые рациональные доводы. На закрытии все тренеры выходят на сцену, я с широким жестом объявляю: "Школа Тренинга Ирины Шевцовой!". И это мой звёздный час! Подозреваю, что это влияет на мою дальнейшую профессиональную жизнь — на набор группы в Мастерские, на тренинги, спрос на мои услуги, интерес к моему сайту и т.д. То есть, в конечном счёте я всё же зарабатываю.
Угрозы и неоправданные ожидания.
Если вы ещё не устали от перечислений по пунктам, я продолжу в том же духе:
- Сил и времени понадобится больше, чем предполагается. Чаще всего это так. Драйв начала сменится рутиной повседневности, но отступать уже будет поздно. Не стоит забывать, что все эти месяцы подготовки вас никто не освобождает от вашей основной работы, у вас есть семья, здоровье и другие непредсказуемые факторы, которые дадут о себе знать. Перед и после События я планирую временной коридор, на который ничего не планирую. Особенно это актуально после — состояние пыльного мешка, когда показан отдых, отдых, отдых. Возвращение к жизни наступит не скоро, с этим надо считаться.
- "Команда" — вовсе не команда. Каждый Эксперт, который согласился работать, сделал это по своей причине. Личностно и профессионально обусловленной. И не стоит даже пытаться найти для всех них общую великую идею. А тем более сплачивать, делать друзьями и т.д. Достаточно того, чтобы люди чётко осознавали правила игры и относились друг к другу с уважением. А так же были проинформированы о вашей идее.
- Риск вложить больше, чем получишь. Про эмоциональные затраты я уже говорила, речь о материальном. Я никогда не работаю в минут или в ноль, это мой принцип. Но получить прибыль намного меньше, чем планировалось, это очень реальная ситуация, когда речь идёт о Событии. Поэтому я ничего не начинаю, пока у меня не будет пару десятков человек, которые выражают готовность. Вначале участники, потом всё остальное. Лучше пусть помещение будет поскромнее и подальше от метро, чем я буду платить за него из своего кошелька. Если же люди ориентированы на удобство и внешнюю привлекательность больше, чем на содержание — это явно не мои люди.
- Переоценка отношений. Очень хороший человек и ваш давний приятель могут оказаться никчёмным спикером. Или хороший тренер вымотает вас со своими требованиями. Или окажется, что он вообще забыл о вашем Событии или предпочёл другое, более выгодное. Всякое бывает. Сделать с людьми Событие — это как сходить с ними в поход. И в следующий раз ты уже откажешься и от приятеля, и от "хорошего тренера", так как дело важнее. Выступая Организатором ты выступаешь гарантом перед людьми.
- И наконец, самая важная опасность: потерять себя как Эксперта. Люди запомнят тех, кто на сцене, с микрофоном или на тренерском стуле. Но они совсем не обращают внимание на Организатора, даже если все стены увешаны вашим логотипом. Их не интересует внутренняя кухня, они оценивают блюдо. Так что выступить на своём Событии ещё и в качестве Эксперта — трудно, но необходимо.
Если всё вышеописанное вас не страшит, а только вдохновляет, значит вам это по силам — совершить переход из Экспертов в Организаторы и обратно.
