Согласно толковому словарю, инструмент — средство, применяемое для достижения или осуществления чего-либо; приём, способ действия. Именно об инструментах пойдёт речь в статье.
Инструменты планирования, необходимые референту в работе, можно разделить на две части: Средства и Приёмы. Средства — это физические инструменты: планировщики, ежедневники, компьютерные программы, например, Microsoft Outlook. Приёмы — это специальные методики, позволяющие работать более эффективно.
Роль секретаря
Сегодня существует множество компаний, в которых роль секретаря-референта недооценена. Настоящий помощник-профессионал — залог эффективной работы руководителя и компании в целом. Хороший секретарь в компании — это, можно сказать, дыхание руководителя. Если все в порядке с дыханием — мы его не замечаем, а если замечаем, значит, возникли какие-то проблемы.
Когда мы говорим о безупречном секретаре, имеем в виду ряд присущих навыков, принципов и привычек. Одним из таких навыков является умение планировать свою работу и работу руководителя.
Внимание! Есть неписаный закон: хороший сотрудник среднего звена должен удерживать в голове видение своей работы на месяц вперёд. Такое видение поможет избежать ему нестыковок, накладок и цейтнотов в ежедневной работе, а особенно в напряжённые периоды. Например, при подготовке к выставкам, конференциям, организации особо важных переговоров и других неординарных событий.
Как правильно планировать
Руководитель должен видеть свою работу на много месяцев вперёд. А его ассистент, работа которого состоит в предупреждении сбоев в графике, обязан соответствовать руководителю.
Одной из наиболее серьёзных проблем в работе не только секретарей, но и любых офисных сотрудников является срыв, откладывание или перенос запланированных дел. Как это предупредить? Прежде всего, для правильного планирования референт должен чётко знать все свои задачи и обязанности. Если у него нет ясности в этом вопросе — долгосрочное планирование невозможно.
Приёмы:
- Приём "Записываем и анализируем". Перед планированием важно оценить, сколько времени уходит на решение типовых задач. Для этого используется следующий приём. В течение рабочего дня все действия, занимающие 15 и более минут записываются в ежедневник или блокнот: действие и потраченное на него время. Вечером выделяется время на анализ рабочего дня, в процессе которого выявляются наиболее важные моменты. Определение количества времени, необходимого для решения каждой из задач, возникающих регулярно, поможет более точно планировать эти задачи в будущем и избежать их срывов. Выявленные "поглотители времени" позволят понять от чего в работе можно отказаться и за счёт этого высвободить десятки минут рабочего времени. Две недели чёткого фиксирования всего, на что тратится рабочее время, делает лёгким прогнозирование и планирование рабочего дня, но это ещё не все. Эта методика неузнаваемо меняет человека и его отношение ко времени. Для фиксации, планирования и анализа подходит любой бумажный или электронный носитель, дополненный календарем.
- Повышаем эффективность. К сожалению, мало кто без посторонней помощи может выработать в себе новые навыки, повышающие его эффективность в работе. Для людей, самостоятельно или поверхностно изучавших тайм-менеджмент, характерна проблема отсутствия целостного подхода к планированию и управлению временем. Концентрируясь на использовании инструментов планирования (планировщиков, программного обеспечения), сотрудник не берет на себя ответственность за реализацию запланированного. Он ожидает от инструментов планирования эффекта волшебной палочки. И в этом он похож на подростка, купившего классный мяч и новую футбольную форму и ожидающего от себя феноменальных успехов в футболе. Именно поэтому так важно не только получить инструменты планирования, но и овладеть ими в совершенстве.
- Расставляем приоритеты. Важным моментом в работе является чёткое понимание приоритетов. Это даёт уверенность в обосновании необходимости выполнения приоритетных задач. Например, если в момент выполнения задачи "заказ авиабилетов" появляется срочная работа, референт всегда может объяснить: "На сегодня у меня запланирован заказ билетов. Если выполнять срочную задачу сейчас, это передвинет заказ билетов на завтра, а по условиям авиакомпании это увеличит их стоимость на 30%. Если вы готовы на это пойти, тогда я приступаю к выполнению срочной задачи". Если секретарь понимает свою работу, у него не возникает проблем с аргументированием. Он должен знать не только что и в каком порядке он делает, но и почему. В таком случае он сможет уберечь руководителя и компанию от нерациональных трат или даже убытков. Если руководитель часто ездит в командировки, понимание приоритетов облегчает работу помощника. Например, при приобретении авиабилетов секретарь, зная предпочтение своего шефа сидеть в самолёте у иллюминатора, должен также учитывать, допустимы ли пересадки и их количество; что приоритетнее — цена или время перелёта. Картина, которая сложится у секретаря после изучения приоритетов директора, будет примерно следующей: стоимость в таких-то пределах, время перелёта в таких-то пределах, количество перелётов — не больше двух, желательно место у окна. Владея полной информацией, референт всецело снимает заботы о технических вопросах со своего руководителя, освобождая его время для решения других задач.
Пусть ваши планы станут реальностью!
