Фасилитация на примерах

Что такое фасилитация в самом широком понимании? Почему фасилитация значит "облегчать", и как принципы фасилитации помогают облегчать поиск решений и делать открытия не только в бизнесе, но и в обычной жизни? Могут ли принципы фасилитации помочь большому числу самых разных людей упростить взаимодействие и стать продуктивнее?

Что сейчас происходит в бизнесе? Среда непредсказуема, лидерство переориентировалось на концепцию VUCA, всё чаще требуется быстрая реакция, децентрализация принятия решений и максимальная вовлеченность в поиск оптимального решения и в его реализацию. В таких условиях выручают различные методы фасилитации, становясь иногда единственно возможным путём решения возникающих задач. Рассмотрим, почему это так и насколько широко применение фасилитации в нашей жизни и бизнесе.

Живой процесс общения не всегда красив, как на картинке. Чтобы справиться со всеми вызовами внешнего мира и превратить их в выгоды, нужны несколько составляющих:

• Полнота информации.
• Творческое мышление.
• Разнообразие группы.
• Высокая степень вовлеченности.
• Использование конструктивного конфликта, который обязательно присутствует при поиске выхода или решения.

Справиться с такой задачей способна фасилитация со всем разнообразием её разновидностей, методов и вариаций. При поиске выхода достаточно выбрать наиболее подходящий формат — динамическая фасилитация, мозговой штурм, графическая фасилитация — и воспользоваться услугами фасилитатора.

Фасилитатор — это человек, который умеет использовать технику фасилитации, знает методику фасилитации и умеет задать "волшебные вопросы", помогающие собравшимся самим найти нужное для них решение. Собеседнику, клиенту, группе людей такой человек сумеет помочь обратить внимание на вещи, о которых они сами не задумались бы.

Фасилитатор не даёт советов и наставлений. Всё, что он делает — направляет внимание на разные аспекты рассматриваемого вопроса и организационно помогает участникам приходить к решениям, используя их собственный (а не фасилитатора) опыт и интеллект.

У вас такое бывает, что собрались обсудить одно, а в ходе разговор отклонился от темы и так ни к чему и не пришли? Или так: обсуждение зашло в тупик, все выдохлись, так и оставшись "ни с чем"? Фасилитатор умеет помогать группе находить ответ на поставленный вопрос, а не просто "говорить обо всем". Он следит за ходом обсуждения и помогает участникам не отклоняться от цели и разумно распределять свои силы.

Само слово в прямом переводе обозначает облегчать, помогать, способствовать. В словаре Петровского объясняется как повышение продуктивности деятельности путём актуализации в сознании образа другого человека, выступающего в качестве соперника или наблюдателя. Получается, для поиска лучшего решения психологически нужен другой человек. Этим человеком выступает фасилитатор.

В 1965 году после статьи Роберта Зайонца с идеями о социальной фасилитации появилось новое направление исследований в социально-психологической сфере. В ходе проведённой работы было открыто, что присутствие наблюдателя помогает в любой деятельности. Эти выводы стали основой для появления процесса групповой фасилитации.

Нестандартные методы групповой активности дают больше эффекта, чем привычные. Поэтому, к примеру, получают распространение корпоративные деловые игры, которые ускоряют достижение нужных результатов. По той же причине проводят бизнес игры для руководителей на построение моделей.

Если деловая игра для сотрудников позволяет моделировать за счёт применения определённых методов, то фасилитация — искать решения проблем за счёт внешнего присутствия наблюдателя. Фасилитация помогает группе эффективнее обсудить сложную проблему, облегчить внутреннее взаимодействие.

Учитывая то, что участники в ходе фасилитации учатся самостоятельно находить ответы и привыкают вести конструктивное и эффективное обсуждения, можно считать фасилитацию обучением ведения дискуссии.

Цель фасилитации — найти ответы на запросы бизнеса, например, сгенерировать идеи, уточнить задачи, выбрать, построить план. Продукты фасилитации — решения, зафиксированные на бумаге, в электронном виде или на фото.

Многие спрашивают, может ли член команды быть фасилитатором? Не может — фасилитатор не имеет права голоса, а также не выполняет функции стенографа, логиста или администратора. Он также не выполняет функций арбитра и не отвечает за качество принятых решений, как и за их исполнение.

Фасилитатор наблюдает, фокусируясь на следующем:

• Следит за тем, как участники дискутируют.
• Поддерживает конструктив.
• Уводит от конфликтов между участниками.
• Поддерживает высказывание каждого мнения.
• Вникает в суть идей, но свои мысли не навязывает.
• Равномерно уделяет внимание каждому вне зависимости от сана.
• Пресекает категоричность, обесценивание, надменность.
• Корректирует начальный план при необходимости.

Приведём в качестве примеров несколько способов проведения фасилитации.

Автор методики — Харрисон Оуэн. Применяется методика в ситуации, когда большой группе людей нужно ответить на большое количество частных вопросов или решить определённое количество частных проблем на одну тему.

Как это происходит. Присутствующие размещаются за круглым столом, фасилитатор объясняет суть методики, и на этом его активное участие заканчивается. Каждый презентует свой вопрос/проблему и записывает на доске ключевые слова, содержащие суть вопроса, время и дату. Это значит, человек, предложивший вопрос, готов начать его обсуждение. После того, как все желающие предложили свои темы к обсуждению, обозначив их на доске, напротив каждого из вопросов свои имена записывают присутствующие, желающие обсуждать этот вопрос.

После этого этапа начинается "самоорганизованный семинар". Первый участник отправляется к доске и приглашает к дискуссии и все участники расходятся по группам для дискуссии по разным вопросам. Можно применять "Закон двух ног": тот, кто понимает, что роль его в дискуссии слабая и он не приносит пользы, свободно покидает одну группу и присоединяется к другой группе, где обсуждают более актуальный для него вопрос.

Когда время истекает, авторы вопросов фиксируют найденные ответы и решения. Документ вывешивается на видном месте, все имеют возможность ознакомиться с ним. Таким образом за несколько часов можно собрать большое количество мнений по теме. При этом команда чувствует себя в этом процессе единым целым, что само по себе полезный опыт. В некоторых случаях такой опыт сопричастности определённая команда переживает впервые.

Методика разработана Марвином Вайсбордом. Она применяется в случаях, когда большое количество собравшихся должно создать картину будущего, разработать сценарии ситуации на основе существующего опыта и прошлых прецедентов. По такой схеме принято проводить гражданские собрания в коммунах Германии. Особенность методики "Форсайт" или "Поиск будущего" — возможность объединить разнородные подгруппы и выработать единое решение. Компания в поиске решения может объединить в одну группу сотрудников, клиентов и поставщиков и найти с помощью этой методики устраивающее всех решение.

Как это происходит. Часто мероприятие делится на два-три дня и предполагает шесть шагов:

1. Ретроспективный взгляд. Анализ минувших периодов в позитивном ключе.
2. Определение тенденций разного характера и масштаба.
3. Оценка нынешней ситуации после предварительно сформулированных критериев всей группой.
4. Создание общими усилиями "картины будущего".
5. Поиск общих целей — реалистичных или амбициозных.
6. Общее решение и пошаговый план.

Полученная картинка опирается на прошлое, которое можно использовать для будущего. Это создаёт мечту, не оторванную от реальности, и позволяет верить в свои силы.

Подход разработан Хуанитой Браун и Дэвидом Айзексом. Подойдёт, если необходима высокая степень свободы и высвобождение творческого потенциала участников.

Методика будет уместной, если большому количеству участников нужно обменяться знаниями и опытом по теме и собрать по максимуму впечатления, идеи, мнения и оценки.

Этот метод, к примеру, был выбран командой ManGO! Games для организации нетворкинга для участников конференция "PRO Катализ Форум 2019".

Результатом такой фасилитации становится общая "картина мира", собранная достаточно быстро, и срез общего мнения по теме.

Обычно работа по такой методике занимает 2–3 часа. Часто для реализации методики применяют столы, покрытые бумагой, на которой записывают идеи и делают пометки. Участники могут перемещаться между столиками при объявлении нового круга обсуждения. Каждый столик обслуживает модератор, который фиксирует лучшие идеи и мнения. В конце каждого тура модератор сводит результаты в общую мини-презентацию.

"Мировое кафе" вовлекает участников, поэтому присутствующие часто увлекаются и их бывает трудно оторвать от дискуссии, когда наступает время перемещаться от стола к столу. Фасилитатор контролирует этот процесс и подсказывает, когда пора переходить к другой дискуссии. Иногда ему нужно хорошо потрудиться, чтобы оторвать участников от разговора.

В конце фасилитатор организует заключительную часть — представляет результаты и подводит итоги. Они могут сопровождаться награждениями лучших, объявлением рейтингов или заключительной презентацией результатов.

Методику разработали Дэвид Куперрайдер и Дайана Уитни. Суть методики заключена в переводе названия Appreciative Inquiry — "исследование для правильного понимания ценности". Иными словами — быстрое и позитивное моделирование будущего.

Как это происходит. Мероприятие строится вокруг четырёх "D":

• Discovery (Открытие). Озвучивание позитивной сути проблемы. Поиск ответов на вопросы: что у нас получалось? Что удавалось особенно хорошо? Где и как мы достигали успехов? Что было основой успеха?
• Dream (Мечта). Визуализация перспектив и раскрытие их потенциала. Чего ещё можно достичь на этой основе? Какая у нас самая смелая мечта о нас?
• Design (Замысел). Проект реалистичной картины. Что мы хотим реализовать? Какое будущее хотим получить?
• Destiny (Предназначение). Планирование. Кто что на себя возьмёт? Какие намечаем шаги и на какие сроки? О чём ещё важно не забыть?

Фасилитатор помогает участникам оставаться реалистами и не увлекаться нереальными мечтами.