Рекомендуемые способы являются базовыми.
ППП — Поведенческие Примеры Прошлого
Эффективность работы подчинённых можно повысить, если на этапе подбора персонала выбирать подходящих кандидатов. Поведенческие Примеры Прошлого — это замечательный инструмент проверки компетентности и честности кандидата. Для того, чтобы им пользоваться, нужно составить список вопросов на интересующие вас темы (опыт принятия сложных решений, проявления лидерства, подбор персонала, опыт формирования команды, переговоров и т.д.), а затем, задавая вопросы на собеседовании, внимательно наблюдать за тем, как кандидат формулирует свои ответы.
В большинстве случаев, когда кандидат приводит настоящий пример, он описывает все четыре составляющих ППП: Ситуацию, Цель, Действия и Результат. Когда он лукавит, то он пропускает какой-то из этих четырёх составляющих. Например, на вопрос: "Расскажите, как Вы решали конфликты, возникающие в Вашей команде?", кандидат отвечает: "У меня был скрытый лидер в команде, и он мне мешал. Мне нужно было его поставить на место, и я этого добился — через месяц он уволился".
Мы видим, что кандидат не точно описывает ситуацию, т.к. не объясняет, чем конкретно мешал ему скрытый лидер. Он не чётко описывает Цель. И совершенно пропускает момент Действий. Скорее всего, кандидат лукавит. Мы можем проверить это, задавая ему уточняющие вопросы по составляющим, выпавшим из его рассказа: "А чем конкретно Вам мешал этот лидер?", "Что Вы хотели добиться от него?", "Расскажите подробнее, что Вы для этого сделали?" Если, отвечая на дополнительные вопросы, кандидат начинает уходить от темы, или говорит общими фразами, скорее всего он лукавит. Если же он отвечает чётко, то, скорее всего, он обладает профессиональным опытом в данном вопросе.
Возвращайте ответственность подчинённому
Если подчинённый не выполнил задачу, спросите его "Зачем?" он её не выполнил, а не "Почему?" Учитывая тот факт, что мало кто готов брать на себя ответственность за плохо выполненную работу, то задавая вопрос подчинённому: "Почему ты не выполнил?", вы сами побуждаете его начать искать себе оправдания. Когда вы задаёте вопрос "Зачем ты не выполнил?", вы побуждаете подчинённого брать на себя ответственность, и в следующий раз он крепко подумает, прежде чем выполнять работу безалаберно.
"Переводите на русский" возражения подчинённых
"Перевести на русский" — это значит понять причину возникшего возражения и вернуть подчинённому ответственность за выполнение задачи. Например: "Эту задачу не реально выполнить в срок!" "То есть ты не знаешь, как организовать своё рабочее время так, чтобы успеть её сделать?" Или "Я не могу это выполнить т.к. цели завышены!" "Ты хочешь сказать, что не знаешь, как достичь этих целей?" Или "Я не смог выполнить цели т.к. у меня слабая команда". "То есть ты хочешь сказать, что ты не умеешь управлять своей командой?"
При большом количестве возражений между руководителем и командой может возникнуть спор или конфликтная ситуация. Чтобы не допускать споров вы можете смягчать возражения. Для этого можно присоединиться к возражению: "Я не смог выполнить план т.к. у торговых точек дебиторская задолженность!" "Именно поэтому тебе и надо собирать с них дебиторскую задолженность заранее!" Или можно выделить единичный факт: "Эта слишком сложная задача для меня!" "Действительно, у тебя есть разные по сложности задачи". А после смягчения уже можно приступать к "переводу на русский".
Управляйте поведением сотрудников
Сотрудники формируют своё поведение на основании своей картины мира и часто не знают, что такое "работать хорошо" в представлении руководителя. Такое непонимание, в конце концов, вызывает недовольство со стороны начальства, а затем и демотивацию со стороны подчинённых. Самый простой способ добиться, чтобы подчинённые вели себя так, как нужно вам — это обратная связь.
На встрече с сотрудником опишите ожидаемое от него поведение и сравните с тем, как он обычно себя ведёт. Затем договоритесь с ним о том, как он изменит своё поведение после вашей беседы.
Нынешнее поведение сотрудника нужно показать на конкретных примерах, иначе он воспримет вашу обратную связь как необоснованное обвинение. Например: "За последнюю неделю ты опоздал уже 3 раза. Это не допустимое поведение в нашей команде. Я жду от тебя пунктуальности как в своевременном появлении на работе, так и при выполнении текущих задач. Сможешь ли ты мне это гарантировать?"
Проверяйте готовность подчинённого выполнить задачу
Когда вы поставили задачу сотруднику, попросите его описать, как и за счёт чего он достигнет этой задачи. Это поможет вам понять его компетентность и проверить, понимает ли он, что ему делать. Используйте этот инструмент при работе с "новичками", которые ещё плохо знают свою работу.
Научите подчинённых отчитываться
Контроль — важная часть управления, на которую может уходить от 30 до 80% рабочего времени руководителя. Обычно руководитель ставит задачу, а затем сам проводит контроль по процессу или результату. То есть он сам фиксирует, кому и какая задача поставлена, и когда её нужно проконтролировать. Хорошо ещё, если в вашей команде у всех подчинённых одинаковые задачи. А что делать, когда у вас несколько подчинённых и у каждого из них своё направление работы с разным функционалом и разными задачами?
Вы можете облегчить себе процесс контроля, если приучите подчинённых самостоятельно отчитываться перед вами. Для этого совместно с подчинёнными определите, в какой форме и по каким критериям они будут отчитываться. Важно, чтобы подчинённый понимал — когда ему ставят задачу, он самостоятельно назначает промежуточные и финальные точки контроля и согласовывает это с вами. Затем сам отслеживает выполнение задачи и сам же отчитывается.
Во-первых, такой подход позволяет вам быть в курсе событий. Во-вторых, позволяет добиться от своих сотрудников большей ответственности.
Переходите на личности
Когда вы хвалите подчинённого за что-то, можно усилить эффект от такой обратной связи. Для этого нужно дать обратную связь по принципу — сначала его позитивное личное качество, а потом поведенческий пример, подтверждающий это качество. Если ваш сотрудник всегда выполняет вовремя все задачи, о каком его личном качестве это может говорить? Например, об ответственности или об исполнительности.
Обратная связь в этом случае будет звучать так: "Виталий, ты очень ответственный человек. На протяжении последнего полугодия ты выполняешь все задачи вовремя. Даже сложную задачу по запуску проекта ты выполнил одним из первых. Если ты сохранишь, такой высокий уровень ответственности и в следующем полугодии, ты сможешь претендовать на повышение (или получишь дополнительные два дня к отпуску и т.д.)"
Всегда завершайте свою похвалу призывом сохранить правильное поведение и перспективами, которые ждут сотрудника, если он его сохранит.
Важно! Ни в коем случае не переходите на личности, когда даёте негативную обратную связь. При негативной обратной связи нужен совсем другой подход.
Желаем роста Вашему делу!
