В данной статье мы дадим краткие и полезные советы по основным управленческим инструментам. Советы позволят начинающим руководителям облегчить и структурировать процесс управления персоналом.
Мы рассмотрим четыре стороны управления: постановка задач, контроль, делегирование и наставничество.
Постановка задач
- Зачем? Постановка задач, позволяет вам направить действия ваших подчинённых в нужное русло и добиться общекомандного результата. Именно поэтому важно уметь правильно формулировать цели и знать, кому и как их ставить.
- Сколько? У каждого члена команды количество задач на день должно быть не более 5–7. Это связанно не только с тем, сколько может успеть сделать ваш подчинённый, но и с тем, сколько он способен держать приоритетов в голове. Исследования психологов и наш опыт управления показывают, что среднестатистический человек способен держать 5–7 приоритетов единовременно. При постановке большего количества задач вы рискуете получить в конце рабочего дня часть задач невыполненными из-за того, что они просто забыты. Что же делать, когда бизнес требует постановки большого количества задач?
- Во-первых, можно сделать несколько задач стандартными для каждого дня, т.е. каждый день эта задача одинакова, меняется только её объём. Например, цель по объёму продаж стоит каждый день, однако целевой объём каждый день может быть разный.
- Во-вторых, вы можете добавить промежуточный контроль в течение дня, в котором будете напоминать о дополнительных задачах.
- И в-третьих, ваши подчинённые должны письменно фиксировать задачи.
- Когда? Т.е. в какое время должны ставиться задачи:
- Ежедневные — с утра, даже если команда работает на удалении. Если ежедневные задачи ставить вечером, то часть задач забывается.
- Еженедельные — в понедельник, с ежедневным вечерним подведением итога, что является ещё одним способом напоминать об этих задачах.
- Кому? Ставить задачи нужно всем, но всем по-разному. Чем более опытен сотрудник в области выполняемой задачи, тем меньше подробностей при её постановке затрагивает руководитель. К подробностям можно отнести как подробное описание самой задачи — что она собой представляет, так и инструктирование подчинённого как её выполнить. А вот когда ваш подчинённый выполняет задачу впервые, или он работает на своей позиции менее полугода, тогда стоит подробно описывать суть задачи, т.е. что ему нужно сделать, и давать подробные инструкции как её выполнить.
- Как? Каждый человек мыслит образами, и, произнося слова, мы сначала преобразовываем их в образы и лишь после этого наш мозг расшифровывает значение слов. Беда в том, что у разных людей, на одно и то же слово, возникают разные образы. Задача или цель — это образ будущего результата. И при постановке задач управленцу очень важно донести до подчинённых этот образ так, чтобы он был понят сотрудникам именно так, как задумал руководитель. Для этого существует ряд методик, из которых можно выделить методику "умной" постановки целей SMART.
Контроль
- Зачем? Контроль — это сверка достигнутого результата с запланированным. Контроль имеет несколько целей:
- Для организации действий подчинённых;
- Для их вовлечения в рабочий процесс, например мотивации;
- Для управления достигаемыми результатами;
- Для развития своих подчинённых;
- Для управления их поведением.
- Когда? Контроль бывает двух видов: по действиям или по процессу, и по результату. Для большинства сотрудников нужны оба вида контроля.
- Кого? Для неопытных сотрудников нужно больше контроля по процессу. Такой вид контроля нужен прежде всего для того, чтобы убедиться в том, что они делают всё правильно (правильно — их поведение соответствует вашим ожиданиям). Для более опытных сотрудников контроль по процессу нужен для того, чтобы они не надели "корону на голову", чтобы придать важность выполняемой задачи, и для вовлечения их в работу. Контроль по результату должен быть всегда и за всеми!
- Как? Если ваши подчинённые — офисные сотрудники, то с помощью отчётности, наблюдения за его работой, помощью наставничества на рабочем месте, обсуждения достигнутых целей и технологий опроса, позволяющих выяснить, как проходил рабочий день. Если ваши подчинённые работают в полях, то добавляется полевой аудит, "контроль-сюрприз" (когда вы неожиданно приезжаете на территорию своего подчинённого проверить его нахождение на ней, заполнение дневной отчётности и т.д.), полевое наставничество, звонки по телефону, фотографии из полей, sms, нулевые чеки, а в некоторых случаях и gps-маячки.
Помните, что при высокой мотивации и ответственности ваших подчинённых, контроль можно снижать или делать переменным!
Делегирование
- Когда и Зачем? Делегировать нужно:
- Когда у вас высокая загруженность, а у команды есть время на дополнительные задачи;
- Когда вы готовите себе приёмника;
- Когда вы хотите поднять профессионализм команды;
- Когда вам делегируют задачу и у вас появляются новые приоритеты.
- Кого? Чтобы выбрать, кому передать часть своих задач, нужно проанализировать свою команду по двум критериям:
- Во-первых, насколько хорошо подчинённый сможет выполнить задачу;
- Во-вторых, на сколько эта задача разовьёт его потенциал. Желательно выбирать сотрудника, который и сможет справиться с задачей и эта задача увеличит его потенциал. Распространённая ошибка управленцев — это всегда делегировать задачи подчинённым, которые гарантированно выполнят задачу, т.е. они уже знают, как это сделать и эта задача их не развивает. Такой подход к делегированию приводит часто к большой разнице в компетентности у разных сотрудников, к одеванию "короны" на голову, к фаворитизации, зависимости управленцев от "любимчиков" и другим неприятным последствиям. Поэтому мы рекомендуем учитывать оба фактора при делегировании.
- Как? Используйте 5 шагов делегирования:
- Значение потребности — объясните, почему эта задача важна для вас и для компании;
- Конечный результат — донесите до сотрудника образ конечного результата, т.е. поставьте ему задачу;
- Причина выбора — объясните, почему вы выбрали именно его, что его ожидает, если он выполнит или не выполнит задачу;
- Проверка готовности — проверьте, хочет и может ли сотрудник выполнить эту задачу;
- Коучинг/наставничество по этапам действия — объясните, как выполнить эту задачу.
Наставничество
- Зачем? Наставничество на рабочем месте необходимо для развития компетентности сотрудников, повышения их результативности и самостоятельности.
- Когда? и Кого? Наставничество необходимо в следующих случаях:
- Когда в вашей команде новичок, у которого ещё нет опыта;
- Когда сотрудник впервые выполняет задачу;
- Когда сложность задач значительно выросла или когда вы делегируете.
- Как? Существует пять шагов наставничества:
- Сказать, что нужно делать — объясните какой навык будет развивать сотрудник и поставьте задачу по обучению;
- Показать, как нужно делать — продемонстрируйте на собственном примере, как этот навык должен работать;
- Дать попробовать — дайте попробовать применить полученные знания подчинённому;
- Наблюдать за работой — наблюдайте за тем, как у сотрудника получается, и фиксируйте примеры его правильного и неправильного поведения/действий;
- Давать обратную связь — закрепите правильное поведение похвалой и измените неправильное поведение/действия негативной обратной связью.
- Сколько? Как долго обучать сотрудника? Как только ваш подчинённый запомнил и понял полученные от вас технологии, и сумел применить их на практике, ему нужно ставить задачи по самостоятельном развитию. Далее, ваша задача контролировать скорость и качество его развития.
Качественного старта, управленец!
