Тайм-менеджмент: простые способы управления временем

Возможно, вы замечали, что успешные люди, достигшие признания в своей сфере деятельности, живут очень интересной, полной жизнью. Судя по их профилям в социальных сетях, они как будто успевают находиться в 2-3-х местах одновременно. Может быть, они изобрели машину времени или умеют мгновенно перемещаться в пространстве?

Как это им удаётся?

Они эффективно пользуются современными инструментами организации времени. Органайзеры, ежедневники, программы — напоминали давно устарели. За современным ритмом жизни не успеть, используя старые подходы.

Может быть, им известны какие-то особые секреты?

Когда я готовил эту статью, изучил высказывания о времени 20-и успешных людей. У каждого есть свои рецепты, но во многом они сходятся к одной мысли.

Для того, чтобы время расходовалось эффективно, нужно избавиться от всего лишнего и второстепенного, тратить время на самые важные дела.

Например, Стив Джобс на эту тему высказался так:

"Ваше время ограничено, не тратьте его, живя другой жизнью. Не попадайтесь на крючок вероучения, которое существует на мышлении других людей. Не позволяйте взглядам других заглушать свой собственный внутренний голос. И очень важно иметь мужество следовать своему сердцу и интуиции. Они так или иначе уже знают, что вы действительно хотите сделать. Всё остальное — второстепенно".

Я много работаю с людьми и вижу, как часто они заставляют себя делать то, что на самом деле можно совсем не делать.

Забудьте про традиционный тайм-менеджмент.

Органайзеры, ежедневники и напоминалки перестали быть актуальными в современном мире. Окружение и факты слишком быстро меняются. Огромное количество задач вгоняет нас цейтнот и депрессию. Даже если записать в ежедневник только полезные и приятные дела, то их всё равно будет слишком много, ведь каждый день появляются новые интересные занятия. Вместо этого нам нужно научиться оставлять только самое важное, создать правила, по которым можно фильтровать поток дел.

Наши родители могли планировать жизнь на 5–10 лет вперёд, и эти планы сбывались. В современном мире горизонты намного ниже. Мы можем планировать на год или два, но по факту всё равно приходиться действовать по обстоятельствам.

Кроме того, сегодня время перестаёт быть таким же линейным как в прошлом. Уже никто не живёт по правилам — "если сделать что-то сегодня, то завтра это гарантированно приведёт к предсказуемому результату". В новом мире события развиваются параллельно, и мы можем приступить к выполнению задачи с любого места. Хоть с конца, хоть с середины.

Поясню: много лет назад, когда строили дом, всё делалось последовательно. Сначала подготавливали территорию, закладывали фундамент, проделывали прочие строительные и отделочные работы. И только когда дом был готов, могли думать про мебель и интерьер. Сегодня при помощи технологий интерьер может быть продуман ещё до начала строительства. Дизайнер нарисует всё именно так, как будет реализованно. Доставка же мебели может занять больше времени, чем строительство дома.

Нам нужно учиться смотреть на задачи "в обратном порядке", сначала продумать самую долгосрочную цель, а затем постепенно добавлять более близкие.

При "обратном планировании" мы видим результат уже готовым и в последующих действиях корректируем недостающие детали. Это позволяет заранее увидеть и предвидеть такие вещи, про которые, скорее всего, забыли бы действуя стандартным способом.

Для вас я собрал несколько идей, которые хорошо помогают в планировании времени и повышении эффективности. Каждый способ испытан на себе, и я надеюсь, что вы найдёте что-то полезное и будете применять.

1. Записывайте все дела. Хватит держать все задачи и планы в голове. Это отнимает невероятно много сил, приводит к усталости и депрессии. Чем меньше мыслей в голове, тем лучше концентрация на текущей задаче.
2. Выполняйте в первую очередь самое важное. Звучит логично, но на практике каждый день, приступая к работе, многие люди берутся за незначительные дела, проводят за ними лучшее время, в которое они максимально продуктивны и полны сил. А к важным делам подходят уже утомлёнными. Возьмите за правило: в первые 2–3 часа работать только над самыми важными задачами.
3. Планируйте новый день с вечера. Не откладывайте на утро. Этот совет действительно помогает избавиться от неважных дел, сосредоточиться на главном и расставить приоритеты.
4. Откажитесь от бумажных записей. Видите все дела в электронном виде. Это экономит время и позволяет получить быстрый доступ нужным данными.
5. Сохраняйте файлы сразу туда, где они должны храниться. Разработайте схему хранения файлов. Это поможет вам быстрей находить необходимые документы и избавит от хаоса на рабочем столе.
6. Храните данные на облачных сервисах типа Dropbox, Google диск, Яндекс Диск или Облако Mail.ru. Это сервисы синхронизации файлов на всех цифровых устройствах. Кроме доступа к файлам из любого места сервисы спасают их от случайного удаления или потери.
7. Научись слепому 10-пальцевому методу печати. Если вам приходится много времени работать на компьютере, то вы будете экономить гигантское количество времени.
8. Стремитесь одновременно работать только над одной задачей. Попытки делать всё и сразу приводят к резкому снижению эффективности. Выберите задачу, уберите все отвлекающие факторы и приступите к выполнению.
9. Каждая задача должна быть чётко сформулирована. Вам нужно понимать, что именно будет результатом действия. Задачи вида "улучшить продажи оборудования" — не являются конкретным действием. А вот "определить способы увеличения продаж" — это уже больше похоже на действие, которое будет выполнено в назначенный срок.
10. Смело вычёркивайте всё неважное. Научитесь игнорировать всё, что можно игнорировать.
11. Меняйте виды деятельности. Однообразие приводит к снижению эффективности. Меняйте вид деятельности несколько раз в день. Это может сохранить свежий взгляд и высокую продуктивность.

И самое главное. Не забывайте, для чего вы всё это делаете. Не забывайте жить!