Повышаем грамотность. Тайм-менеджмент для чайников: цели и ценности

Как научиться находить баланс между работой и отдыхом, составлять список дел и эффективно работать с ним, использовать инструменты и техники тайм-менеджмента и в результате – грамотно распределять свое время, расставлять приоритеты, ставить цели и задачи и выполнять их. Знакомим вас с эффективными техниками и инструментами по целеполаганию в тайм-менеджменте, а также с советами экспертов по их использованию.

Как быть успешным? Мы обсуждали тайм менеджмент Илона Маска, пытаясь понять, как суперуспешные люди справляются со своими задачами, имея те же 24 часа в сутках, что и мы. В нашей коллекции есть тренинг «Управление личной эффективностью», в который включен тайм менеджмент. Вероятно, управление временем является основным фактором успеха, поэтому не разобравшись с этим вряд ли можно рассчитывать на высокую эффективность не только работы, но и своей жизни. Но есть хорошая новость – это нетрудно. Разберемся в основах тайм-менеджмента!

В чем суть тайм-менеджмента

Представьте, что вам открыли счет в банке, и каждый день выдают одну и ту же сумму, которую вы должны потратить в течение одного дня. Проценты не начисляются, неиспользованная сумма не возвращается. На что вы будете тратить эти деньги каждый день? Если бы нам выделили деньги, мы бы создали таблицу расходов, планировали бы траты, ведь никто не хотел бы, чтобы деньги просто сгорели. Рано или поздно мы бы столкнулись с вопросом, а на что стоит потратить эту сумму?

С нашим временем все обстоит точно так же. Каждый день из банка времени мы получаем 24 часа, которые должны потратить. Вам жалко, когда деньги сгорают? Точно так же и со временем. Нужно ценить, ведь оно не возвращается. На что его потратить?

Можно растратить бездарно на все, что приходит в голову, можно не задействовать, можно потратить на достижение успехов. Ведь разумно – день закончился, а успехи приумножаются, и мы с каждым днем богаче. Для этого нам понадобится такой же подход, как для управления денежными средствами: контроль, планирование, учет, выбор приоритетов.

Попробуйте вспомнить все свои расходы времени за вчерашний день. Записываем дело, которым занимались, и сколько часов на него было потрачено. Это может быть непросто, но если постараться, вчерашний день вспомнить получится, пусть даже и не совсем точно. В полученном списке выделите те дела, которые помогут достичь значимых результатов в будущем. Подсчитайте общее количество времени, потраченного только на эти дела. Ответьте себе на вопросы, насколько были полезны и значимы для вас остальные дела и можно ли было обойтись без них. Подсчитайте время на эти две группы дел. Теперь их можно взвесить. Если значимых дел не было или их было меньше, чем остальных, то вы тратите больше времени на то, что не принесет в будущем никаких результатов. Согласны ли вы с таким положением дел? Если нет – нужно пересмотреть систему расходов этого ценного капитала.

Питер Друкер сказал: «Время – самый ограниченный капитал. Не можешь им распорядиться – не сможешь распорядиться ничем другим».

Если вы потратили больше времени на перспективные задачи – значит, ваша система распределения времени работает хорошо, но не идеально. Есть способы сделать ее еще более эффективной. Если расходовать время эффективно, то результаты будут лучше. Поэтому корпоративное обучение персонала обычно включает в себя тайм-менеджмент. Есть также деловые игры на умение распоряжаться своим временем.

Тайм-менеджмент помогает успевать делать дела, важные для достижения цели.

Что такое тайм-менеджмент? Это технология, которая позволяет использовать невосполнимое время жизни в соответствии со своими целями и ценностями.

Таким образом тайм-менеджмент – это не просто технологии, позволяющие сделать то или иное дело быстрее, а способ успевать делать то, что приводит к цели.

Тайм-менеджмент – это система управления собой и своей деятельностью. Многочисленные тренинги для руководителей посвящают тайм-менеджменту потому, что для управления другими людьми нужно прежде всего научиться управлять собой.

Важные составляющие тайм-менеджмента:

• Эффективность.
• Технологии.
• Стратегия.
• Философия.

Эффективность помогает определить, как лучше добраться до цели, сохранив силы. Технологии позволяют находить наиболее оптимальные решения. Стратегия дает ответ на вопрос: куда двигаться. Философия дает ответ на вопрос: зачем. Все эти составляющие взаимосвязаны.

Целеполагание

Без цели нет тайм-менеджмента, ведь сама его суть в том, чтобы двигаться к своим целям и ценностям.

Как сказал Джон Гриндер: «Большинство людей точно знают, что они не хотят то, что имеют; но не знают, чего же они хотят».

Если нет цели, не получится составить план действий и получить положительные результаты, поскольку мы не знаем, к какому результату стремимся. Это приведет к убеждению, что ничего не поможет, смысла двигаться куда-либо нет. После этого наступает растерянность, разочарование и желание снова уйти в свои мечты.

Важно помнить о целях, напоминать о них друг другу. Для взаимоподдержки даже удаленно организуют онлайн игры для удаленных сотрудников, чтобы чувствовать присуствие рядом людей, которые вместе с вами движутся к той же цели. Даже имея цель нужно поддерживать мотивацию. Если же ее нет – движение будет только хаотическое, куда-нибудь продвинуться будет просто невозможно.

В мечтах все возможно, но ведь в жизни тоже возможно все, если перевести желания и мечты в формат цели. Цель – это результат, которого мы стремимся достичь. О целях мы в блоге писали, там же по ссылке о том, что будет, если цели не ставить.

Есть два подхода – проактивный и реактивный. Реактивный человек не ставит цели, плывет по течению, и живет как будто не своей жизнью. Проактивный управляет собой за счет того, что ставит цели. В корпоративном обучении тренинг по постановке целей должен быть обязательно, иначе вся работа сотрудников может быть напрасной не только для каждого из них, но и для всей компании.

Проактивный человек сам строит свою судьбу, но сам же за нее и отвечает.

Проактивный человек – это лидер. У него бывают ошибки, провалы, но он находит в себе мужество признать их, исправить, если надо – начать с нуля.

Как различить проактивного от реактивного? Например, по фразам, которые употребляет человек.

Реактивный:

• Я не могу.
• Ничего нельзя поделать.
• Ничего не могу поделать с собой.
• Меня это так раздражает.
• Я вынужден.

Проактивный:

• Я могу.
• Я могу выбрать другой подход.
• Я контролирую свои эмоции.
• Посмотрим, что можно сделать.
• Я выбираю.

Как стать проактивным? Изменение речевых формулировок способно изменить и наше внутреннее состояние, поэтому начните с того, что поменяйте некоторые фразы в своей речи:

• Меня так раздражает... -> Давай посмотрим, а что можно сделать.
• Если бы только... -> Да я сделаю!
• Нет никакой возможности... -> А давай посмотрим, какие возможности могут быть, какие возможности есть!

Есть еще один способ расширить проактивность. В случае неудачи задавать себе 3 вопроса:

• Какие уроки можно извлечь?
• Чего я хочу на самом деле?
• Как можно получить желаемое другим образом?

Не все задачи можно выполнить. К примеру, если ваша цель – проведение тренингов как лучшие бизнес-тренеры, то без подготовки это невозможно, зато можно посетить курсы для тренинг-менеджеров, потом двигаться дальше и дальше. Эта цель не достигается сразу, но вполне реальна. Еще пример. Ваша цель – хорошая экология во всем мире. Но мы не можем на это повлиять. Зато можем не бросать мусор под ноги. Потом можно двигаться дальше, расширяя круг своего влияния. Реактивные занимаются кругом забот, реагируя на возникающие проблемы и желания, проактивные расширяют круг влияния.

Чтобы расширить свою проактивность и достигать поставленных целей, нужно:

• Использовать позитивное переформулирование.
• Расширять круг влияния за счет тех задач, которые по силам.

Визуализация целей

Чтобы добиваться целей, нужно их видеть. Для этого нужна визуализация целей. Что вы хотите достичь через 5 лет, через год, месяц. Цель нужно представить как можно более наглядно. Для этого используют разные инструменты:

• Статья из будущего. Опишите, какой будет ваша компания или вы сами в будущем, написав подробную статью, которую якобы опубликовали о вас СМИ через 5 лет.
• Экскурсия в будущее. Представить свой рабочий день через 5 лет. Самое главное – описать в подробностях каждую деталь.
• Работа с ключевыми областями жизни.

При составлении и визуализации цели важно не забывать уделять внимание всем ключевым областям вашей жизни.

Ключевые области жизни – это 5-9 основных направлений, в которых развивается наша жизнь. Как их определить? Можно воспользоваться списком самых часто используемых областей:

• Учеба.
• Работа.
• Семья.
• Друзья.
• Личная жизнь.
• Отдых.
• Спорт.
• Хобби.
• Материальное благосостояние.

Есть еще способ определить ваши ключевые области – в течение определенного периода записывать все задачи на стикеры. На одну задачу – один стикер. По прошествии установленного времени сделайте сортировку всех стикеров по любому признаку. Ключевые области – это те признаки, по которым стопки стикеров получились самыми увесистыми.

Имея ключевые области, создайте визуализацию целей. На бумаге или в электронном виде в центре поместите что-либо, что будет символизировать вашу жизнь или просто напишите «Моя жизнь», от центра сделайте лучики в каждой ключевой области, и по каждой напишите по одной или несколько стратегических целей на определенный период, например, на год.

Цели разных областей не должны конфликтовать между собой. Нужно уравновесить их, а еще лучше – если они поддерживают друг друга. Например, занятия спортом с целью быть в отличной форме могут совмещаться с целью обзавестись друзьями. Больше о постановке целей – здесь.

Еще о поиске ключевых областей, планировании и методике постановки целей по SMART-технологии – здесь.

Цели делятся на долгосрочные (стратегические на более чем 5 лет), среднесрочные (промежуточные, на 1-3 года) и краткосрочные (2-3 месяца), из которых формируются задачи на неделю или день. Такой подход называется квантованием.

Ценности

В основе целей лежат ценности. Если этого нет, жизнь получается бессмысленной. Ценности – это значимые для человека аспекты жизни, то, что важно для него. Это может бы что-то что не приносит материального вознаграждения, но очень важно для человека.

Как узнать, каковы ваши ценности? Есть несколько способов, вот один из них.

Техника «Мемуарник». Каждый день записываем одно главное событие дня. Это должно быть самое эмоционально значимое для нас событие, даже если оно не сильно результативное или прибыльное. Рядом с событием записываем ценность, которой это событие соответствует. Карьера, семья, творчество и т.д. Событие может быть негативным или позитивным, но ценность всегда положительна. Чем чаще встречается одна и та же ценность – тем более значима она для вас. Выбор самых часто встречаемых ценностей – это процесс «кристализации ценностей». Анализируя такой дневник за определенный период, дайте себе ответ на вопрос, что самое важное в вашей жизни. Создайте краткую версию дневника, это поможет наблюдать, как меняются ценности.

Еще один способ прийти на более высокий уровень – «Техника 5 почему», она описана в отдельном материале.

Один из самых быстрых способов определить ценности – «Метод пяти пальцев» или ручной мемуарник: загибаем пальцы, отвечая на вопросы о том, что произошло за день:

1. Мысли, информация и знания. Что узнали, какие идеи возникли.
2. Бодрость духа и тела. Что сделали для укрепления тела.
3. Саморазвитие. Как развивали себя за день.
4. Услуги. Что мы сделали для кого-то.
5. Большая цель. Что сделано для главной цели.

Есть еще техника «Метод предельных ситуаций» – делаем то, что является самым важным (альтернативный выбор или-или). Это подобно тому, что спасает человек при потопе прежде всего.

Цели в условиях неопределенности

Есть техники постановки целей, но есть и альтернативные техники. Если мы живем в непредсказуемом мире, который постоянно меняется, цели приходится постоянно пересматривать.

Для более высокой гибкости при принятии решения, используют надцель. Надцель – это обозначение проблемы или абстрактное описание желаемого будущего состояния. Она задает общее направление движения, но не связывает исполнителя конкретным описанием результата.

Надцели помогают не пропустить интересные возможности и не завязаны на способе их достижения. Но у них недостаточно мотивации. Для мотивации нужно описать очень четко, конкретно и осягаемо только часть желаемой будущей цели.

Такая постановка цели мотивирует к поиску нестандартных решений. Надцель не соответствует требованию реалистичности, но в случае с новыми изобретениями так и есть: ранее подобного еще не существовало, но мы осознанно к нему идем, производя поиски реализации. Именно надцели и приводят к прорывам, открытиям, изобретениям.

В каком случае нужно ставить цели по SMART, а в каком можно позволить себе надцели? Работая с целями, можно выделить два типа исходной ситуации:

• Задачная (ситуация ясна и доступна для понимания).
• Проблемная (ситуация аддитивна, абстрактна – ее невозможно решить имеющимися методами и способами).

Для решения проблемной ситуации, нужно придумать новый метод, способ, технологию. Способ достижения надцелей – «Веер возможностей». Выбираем одну из возможностей, делаем небольшой шаг, анализируем результаты, планируем следующий шаг тем же способом.