Фасилитация корпоративных мероприятий

Новое измерение групповой работы: скорость, креативность, эффективность

Динамика сегодняшнего рынка требует от компаний высокой гибкости и постоянных внутренних изменений, готовности к саморазвитию. Современные компании готовы тратить силы на то чтобы создать среду для работы коллективного интеллекта, способного создавать и реализовывать новые идеи. И поэтому сегодня среди компаний, ориентирующихся на активное развитие и лидерское положение в отрасли, становятся все более популярным проведение корпоративных мероприятий, совещаний, рабочих сессий и конференций с целью организационного развития, формирования стратегии и проектов по её реализации, разработки инноваций и поддерживающих их механизмов. Суть этих мероприятий — организация групповых обсуждения, сотворчества и принятия решений по актуальным для организации вопросам развития. Состав участников таких мероприятий может быть самым разным — от ограниченного круга топ-менеджеров компании до широкого коллектива ключевых сотрудников и менеджеров разветвлённой организации.

В такие групповые мероприятия организации вкладывают значительные ресурсы, деньги и ценное время сотрудников, и поэтому стремятся обеспечить их максимальную результативность. Но часто неорганизованное обсуждение съедает много времени участников — встречи, доклады и дискуссии затягиваются, уходят в сторону от темы обсуждения и повестки дня, возникает бесконечно повторяющееся по кругу обсуждение. Традиционные формы организации обсуждения, такие как пленарные заседания и презентации, могут заставить участников скоро почувствовать усталость и потерю интереса к происходящему, ведут к отсутствию включённости и творчества каждого участника, из-за чего теряются ценные идеи. Приложив усилия и собрав группу людей для обсуждения и решения вопросов, организация может столкнуться с проблемами межличностного восприятия, конфликтами, с невозможностью для людей из разных подразделений свести вместе различные точки зрения, с ситуацией когда доминирующее меньшинство подавляет идеи и вклад от большинства. Нередки случаи, когда коллектив не испытывает достаточного доверия к ведущему процесса групповой работы, выбранному из среды работников компании, из опасения что он подталкивает эту работу в направлении, продиктованном той или иной группой интересов в компании. Итогом всего этого может стать невыполнение поставленных целей, неудовлетворённость участников процессом и результатами групповой встречи, рабочей сессии или совещания.

Чтобы избежать этих рисков самым эффективным выходом для организаторов корпоративных мероприятий является использование профессиональной технологии фасилитации, позволяющей решить выше перечисленные проблемы и сработать на заданный результат корпоративной встречи или конференции.

Что такое фасилитация?

Фасилитация групповой работы как понятие возникло в среде корпоративной работы, обучения и развития во второй половине двадцатого века. Фасилитацией называется выявление и использование различных процессов, которые помогают работающим в группе людям вести общую мыслительную деятельность, приходить к общим решениям, создавать и совершенствовать идеи. Организованный процесс фасилитации приводит к повышению эффективности групповой работы, вовлеченности и заинтересованности участников, раскрытию их потенциала. Чертами современной фасилитации являются использование наглядных методов выстраивания ветвей группового обсуждения, работа с визуальными образами, которые эффективно откладываются в человеческой памяти, гуманизация и "дебюрократизация" групповых обсуждений.

Главная задача ведущего обсуждение фасилитатора — стимулирование и направление процесса поиска и анализа информации участниками групповой работы. Фасилитатор отвечает за процесс группового обсуждения (ход совместной работы группы и формат), технологически поддерживает обсуждение, а группа отвечает за содержание и выдаёт результаты (фактические идеи, предложения и решения). Фасилитатор является нейтральной стороной и не представляет интересы ни одной из присутствующих групп. Фасилитатор использует определённые навыки в процессе взаимодействия с людьми, которые позволяют конкретным людям или группе принимать решения, определять цели.

От фасилитатора зависит выбор подходящего формата работы и техник групповой работы, которые позволяют в конкретной ситуации достичь запланированных целей. Профессиональные фасилитаторы:

• организовывают эффективную дискуссию, где каждый участник может высказаться и поделиться опытом;
• не позволяют участникам уйти в сторону от темы встречи;
• процедурно простраивают все этапы обсуждения, согласования и принятия решения;
• создают творческую, свободную, ненапряженную атмосферу.

Успех фасилитации обуславливается тщательной предварительной подготовкой, планированием и конструктивным подходом во время проведения обсуждения. Этап подготовки группового корпоративного мероприятия начинается с прояснения целей и формы итогового результата, а заканчивается выбором техник фасилитации и их логики использования для обеспечения процесса групповой работы и достижения результатов встречи.

Простые и практичные инструменты фасилитации, разработанные с учётом современных представлений о человеческом восприятии и работе мозга, помогают преодолеть все возможные проблемы групповых обсуждений и принять лучшие решения, на которые только способны сотрудники — участники встречи. Параллельно с распространением популярности этих инструментов на наш рынок начали приходить и выверенные отработанные до мелочей методики фасилитации, отличающиеся функционалом и своими методами пробуждения креативности участников, такие как техника Pinpoint, работа с модерационными картами, World Cafe, Оpen Space, динамическая фасилитация. В рамках этих методик используются эффективные способы генерации решений — mind-mapping, силовое поле, техника бессловесного официанта, рейтингование, причинно-следственные диаграммы, классический мозговой штурм. Активно включаются в программу групповой работы модели и методы из теории и практики управления: SWOT- анализ, матрица BCG, матрица последствий и другие. Для успеха групповой сессии важно, чтобы фасилитатор мог гибко использовать различные техники и креативно их адаптировать под ситуацию.

Преимущества фасилитации

Фасилитационная сессия — это действенный процесс группового обсуждения, решения проблем и планирования, дающий качественные результаты в сжатое время. Использование фасилитации в рабочих встречах и на корпоративных мероприятиях обеспечивает прирост производительности в трёх направлениях:

• Скорость. Можно сделать больше — и за меньшее время:

• Фокусирование на ключевых вопросах.
• Снятие барьеров понимания.
• Быстрое продвижение даже по сложным темам с полным участием всех.
• Продуктивная рабочая среда.

• Креативность. Фасилитация позволяет освободиться от формальностей, выйти за рамки рутины и расширить горизонты мышления:

• Стимулируя творчество участников.
• Настойчиво, шаг за шагом продвигаясь по проблемам и вариантам решений, попутно преодолевая все возможные трудности обсуждения.
• Генерируя выдающиеся идеи и практические решения.

• Эффективность. Более эффективно организован процесс обсуждения и повышается качество результатов:

• Все умы включаются в работу и вносят свой вклад в итоговый результат.
• Участники осознают, что результаты проделанной работы принадлежат им.
• Интерактивный рабочий процесс позволяет добиться максимума с любой группой и в любой ситуации.
• Создаются действенные планы работы.

Благодаря использованию техник фасилитации в ходе совещаний и рабочих сессий:

• на все обсуждение уйдёт меньше времени;
• все будут оказывать влияние на процесс;
• будут приниматься решения;
• не будет ненужных конфликтов между людьми или отдельными подразделениями;
• те, кто перебивает других, и те, кого невозможно заставить замолчать, будут под контролем — а их вклад при этом не потеряется;
• те, кто обычно молчат, смогут делиться идеями, оказывать влияние и принимать решения, причём без угроз и ненужных страха;
• весь процесс общения будет визуально зафиксирован по мере его прогресса, давая возможность любой момент обратиться к полной, не редактированной версии его мельчайших моментов;
• сложные темы получают простое выражение;
• вырастает удовлетворённость сотрудников принятыми решениями и их ответственность за реализацию этих решений;
• цели достигаются.

Где сегодня используют фасилитацию?

По нашему опыту сегодня все чаще используют фасилитационные сессии для корпоративных рабочих встреч и конференций по решению актуальных бизнес-задач. Примерами таких мероприятий могут быть:

• Совещания по развитию организации и формированию новых проектов.
• Сессии стратегического планирования.
• Антикризисные сессии (совместный анализ проблем и выработка собственных решений по выходу из сложившейся ситуации).
• Креативные встречи с целью генерации идей и создания инноваций. Например, поиск и внедрение новых продуктов/ услуг.
• Подведение итогов года и презентация новых планов.
• Информирование сотрудников о нововведениях и привлечение их к разработке изменений. Например, корпоративные ценности, миссия, ребрендинг, оптимизация функционального взаимодействия, разработка системы сбалансированных показателей.
• Совещание по проекту (планирование и распределение ответственности, развитие проекта, сложности, необходимые изменения, согласование интересов различных подгрупп).
• Продвижение определённых идей/программ/проектов в среде других субъектов с различными интересами, согласование интересов. Например, организация взаимодействия компании с филиалами, с различными группами значимого окружения;
• Рабочая сессия способ развития корпоративных компетенций, таких как системность мышления, навыки проектного менеджмента, навыки групповой работы и принятия решения.
• Решение конфликтов и улучшение взаимодействия между подразделениями компании.
• Управленческие конференции.
• Дилерские слёты (новинки, трудности и возможности продвижения продукции).

Результаты фасилитационных сессий

Итогом фасилитационной сессии являются результаты содержательные, корпоративные, психологические и учебные.

Содержательным итогом групповой сессии является зафиксированный результат, с которым участники смогут продолжить работу самостоятельно после сессии (в проектных группах, в функциональных подразделениях). При этом любые полученные результаты являются итогом согласованной групповой работы и созданы самими участниками, что обеспечивает поддержку и принятие решений всеми участниками встречи. Также по итогам совещания можно запустить в работу несколько проектов с целью практического воплощения в жизнь результатов сессии.

Примером таких результатов могут быть: списки стратегических целей, планы и программы развития, список ключевых проблем и пути их решения, оценка ресурсов, идеи новых проектов и продуктов…

Корпоративным результатом сессии можно считать эффекты, важные для эффективной работы организации, например:

• развитие внутрикорпоративной коммуникации;
• сближение позиций и видения участников по основным вопросам функционирования компании;
• развитие мотивации и включённости сотрудников в деятельность компании;
• повышение ответственности за принимаемые решения;
• развитие команды.

К психологическому итогу качественно проведённой фасилитационной сессии можно отнести удовлетворённость участников процессом и результатами рабочей сессии.

Также немаловажным результатом фасилитационных сессий являются развитие важных корпоративных компетенций: навыков групповой и проектной работы, эффективного взаимодействия и общения, совместного решения задач и принятия решений.

Основным залогом получения желаемых результатов от групповой работы и всего корпоративного мероприятия являются качественная проработка целей мероприятия на этапе подготовки; выбор формата мероприятия и фасилитационных техник для достижения целей; профессионализм фасилитатора или команды фасилитаторов. При этом каждая сессия уникальна и заточена на решение задач конкретной организации.

Резюме

В заключение хочется призвать руководителей компаний:

• Используйте потенциал и возможности своих сотрудников и менеджеров для развития организации и бизнеса, привлекая их к обсуждению и генерации идей и решений, это позволит вам создать механизм саморазвивающейся организации, успешной в быстроменяющемся мире.
• Внедряйте культуру эффективных обсуждений и встреч, что сразу же отразится на качестве планерок и проектных встреч, сэкономит компании время и средства, повысит удовлетворённость участников встреч.
• Используйте фасилитационные сессии с целью организационного развития, проводите их регулярно, это даст вашей компании энергетику для развития, улучшение внутренних коммуникаций и повышение эффективности деятельности организации в целом.

Примеры фасилитационных сессий

Пример 1

• Антикризисная сессия "Как развиваться в кризис".

Цель встречи: определить возможные направления развития в кризис и спланировать как развиваться самим.

Участники встречи: сотрудники консалтинговой компании.

Количество участников: 15 чел.

Количество фасилитаторов: 1 чел.

Длительность: 1 день.

Методы фасилитации, используемые в сессии:

• "трейлер" в форме вопроса: "Кризис — это тупик или возможности?"
• ключевой вопрос для сбора идей методом модерационных карт — "Как использовать кризис для развития" (рассматривался с двух сторон: с точки рения отдельной личности и с точки зрения организации)
• голосование с целью выявления наиболее эффективных и реализуемых идей
• "бессловесный официант" (идеи, барьеры, ключевые рекомендации)
• составление плана

Результат:

По итогам фасилитационной сессии получены проранжированные списки возможных направлений развития в кризис для организации и для личностей, а также план развития на ближайшее время.

Пример 2

• Выездное совещание "Стратегия Компании на год".

Участники совещания: менеджеры и сотрудники строительно-энергетической компании.

Количество участников: 60 чел.

Количество фасилитаторов: 4 чел.

Длительность: 1,5 дня.

Место проведения: пансионат в Подмосковье.

Цели:

1. Провести анализ ситуации в Компании.
2. Согласовать представление участников о текущей стадии развития Компании.
3. Сформулировать и согласовать ключевые цели компании на год и пути их достижения.
4. Вовлечь в процесс обсуждения и разработки ключевых целей и мероприятий по их достижению руководителей и сотрудников Компании.

Методы фасилитации, используемые в совещании:

• Презентации от подразделений (достижения, трудности, перспективы и планы)
• SWOT-анализ в 4-х группах (сильные и слабые стороны, возможности и угрозы)
• Определение стадии развития компании
• Целеполагание (с использованием SMART-критериев)
• Разработка программы по достижению целей (проблемы текущей ситуации, желаемое состояние, шаги и мероприятия; матрица эффективности).

Результат

Проведён анализ текущей ситуации в компании и зафиксированы: сильные и слабые стороны компании, угрозы и возможности для бизнеса; определена текущая стадия развития компании. Все эти материалы легли в основу формулирования целей на год, в результате чего был получен список целей на год, а затем и программы мероприятий по достижению этих целей.

Все участники совещания были вовлечены в процесс обсуждения и принятия решений, активно взаимодействовали друг с другом. По итогам совещания можно отметить сближение позиций и видения участников по основным вопросам функционирования и развития компании.

Пример 3

• Выездная конференция для дилеров.

Количество участников: 100 чел.

Количество фасилитаторов: 6 чел.

Длительность: 1 день.

Место проведения: отель на Кипре.

Цели:

1. Обсудить возможные трудности и перспективы увеличения продаж бытовой техники в регионах.
2. Представить новые продукты производителя и программы для дилеров.

Методы фасилитации, используемые на конференции:

• Сессия Pinpoint (сбор идей с помощью модерационных карт, голосование с целью выявления рейтинга факторов, "бессловесный официант")

Результат:

Выявлен список основных трудностей, с которыми сталкиваются дилеры в регионах при продвижении и продаже бытовой техники. Сформулированы и зафиксированы идеи и рекомендации по увеличению продаж в регионах, сотрудничеству производителя и дилеров.

Дополнительно можно ответить, что форма фасилитационной сессии позволила дилерам предоставить всестороннюю обратную связь производителю, содействовала конструктивному общению представителей производителя и дилеров.